Hlídač follow-upů: AI si pamatuje, kdo vám neodpověděl

Projdi moji poštu za posledních [90 dní] a udělej inventuru
otevřených smyček. Nic neukládej, neoznačuj a neodesílej —
tenhle běh je jen na čtení.

Rozděl vlákna do dvou seznamů:
A) ČEKÁM JÁ — poslední zpráva je moje a obsahuje otázku,
   nabídku, žádost o schválení nebo prosbu o podklad,
   a druhá strana od té doby neodpověděla.
B) DLUŽÍM JÁ — poslední zpráva je od druhé strany, něco po mně
   chce, a já jsem od té doby v tom vlákně nic neposlal.

U každé položky uveď: protistrana (jméno, ne adresa) | předmět
| kolik dní je otevřená | o co jde (jedna věta) | co se stane,
když se to nikdy nedořeší. Seřaď sestupně podle stáří.

Na konec napiš, kolik vláken jsi celkem prošel a za jaké
období, u kterých sis nebyl jistý zařazením a proč, a jaké
typy zpráv jsi vyřadil jako „nic se nečeká“.

Vezmi vlákna ze seznamu A a sestav z nich pravidla, podle
kterých se v mých odeslaných zprávách pozná, že čekám
na odpověď:
1. Skutečné formulace, kterými o něco žádám — přesné věty
   z mých mailů, ne kategorie. Rozděl je na: otázka, žádost
   o schválení, nabídka, prosba o podklad, návrh termínu.
2. Formulace, které jako žádost vypadají, ale nejsou jí
   (zdvořilostní vata, závěrečné fráze). U každé napiš, podle
   čeho se pozná, že se nic nečeká.
3. Pět znaků mailu, u kterého se odpověď nečeká vůbec.
4. Rozhodovací pravidlo na tři řádky, které z těch znaků
   složí odpověď ano/ne/nejistý.

Výstup piš jako hotový text pravidel v rozkazovacím způsobu.

Tady je 10 mých skutečných mailů, ať vidíš, jak píšu:
[vložit maily, jména anonymizovaná]

Připrav kartu tří stupňů připomínky pro moji rutinu na hlídání
vláken bez odpovědi. Pro každý stupeň (1. připomenutí,
2. připomenutí, poslední zpráva) napiš:
- účel v jedné větě: co v tomhle kole po druhé straně chci
- tři pravidla stylu (délka, formálnost, co nesmí chybět)
- ukázkovou zprávu na situaci „poslal jsem nabídku a nikdo
  se neozval“ — mým hlasem podle přiložených mailů
- jednu větu, která se v tomhle stupni napsat NESMÍ, a proč

Zakázané všude: výčitky („jak jsem psal už minule“), falešná
naléhavost, pasivní agrese, omluva za to, že píšu, a fráze
„dovoluji si připomenout“ a „neváhejte mě kontaktovat“.

Na konec dej tabulku: stupeň | co se mění oproti předchozímu.

Doplň mi do pravidel hlídače follow-upů sekci „výjimky“.
Kontext: [role, obor, typ firmy]. Rutina hlídá vlákna bez
odpovědi a připravuje koncepty upomínek, které schvaluju ručně.

Navrhni situace a adresáty, u kterých rutina NESMÍ upomínku
připravit a má vlákno jen vypsat do souhrnu s poznámkou proč.
Vyjdi z těchto kategorií a doplň další:
- lidé, u kterých upomínka poškodí vztah víc než ticho
  (nadřízený, klíčový klient, protistrana ve vyjednávání)
- citlivý obsah: právní věci, reklamace, stížnosti,
  personální a zdravotní záležitosti
- kondolence, osobní zprávy, nemoc, rodinné důvody
- adresáti s automatickou odpovědí o nepřítomnosti
- vlákna, kde už běží jiná domluva (telefon, schůzka,
  jednání vede někdo jiný z týmu)
- výběrová řízení s pevným termínem
- adresáti na mém seznamu „vždy ručně“

U každé položky napiš: jak ji rozpoznat (podle čeho konkrétně),
co má rutina místo upomínky udělat, a jednu falešně pozitivní
situaci — kdy to jako výjimka vypadá, ale je to běžné vlákno.

Každý pracovní den ráno projdi moji pracovní poštu a připrav
koncepty připomínek u vláken, na která se čeká. Řiď se pravidly
v tomhle Projektu (znaky, lhůty, karta tří stupňů, výjimky).

1. ROZSAH
Projdi vlákna z posledních [60 dnů] ve složkách Doručená pošta
a Odeslané. Ignoruj Spam, Hromadné a složky [Personální,
Právní]. Vlákna se štítkem [Bez hlídání] přeskoč.

2. DETEKCE
Urči stav každého vlákna:
a) ČEKÁM JÁ — poslední zpráva je moje a obsahuje požadavek
   podle mých znaků; protistrana od té doby neodpověděla
b) DLUŽÍM JÁ — poslední zpráva je od protistrany, něco po mně
   chce, a já jsem od té doby nic neposlal
c) HOTOVO — smyčka je uzavřená
d) NEJISTÝ — nedokážeš rozhodnout
Vlákna c) ignoruj, d) jen vypiš do souhrnu.

3. LHŮTA
U stavu a) urči typ vlákna a spočítej PRACOVNÍ dny od mé
poslední zprávy; státní svátky nepočítej. Zralé je vlákno,
které překročilo lhůtu pro svůj typ. Po automatické odpovědi
o nepřítomnosti počítej lhůtu až od data návratu.

4. VÝJIMKY
Ověř výjimky z pravidel; vlákno pod výjimkou jen vypiš
do souhrnu s uvedením které. Zkontroluj kalendář: mám-li
s tou osobou schůzku do [3 dnů], upomínku nepiš.

5. PSANÍ
Zjisti, kolikátá připomínka to je (kolik mých zpráv bez
odpovědi jde ve vlákně po sobě), a napiš zprávu v odpovídajícím
stupni podle karty:
- 1. připomenutí — servisní tón, shrnutí v jedné větě,
  jedna otázka, žádná výčitka
- 2. připomenutí — nabídni dvě varianty nebo dva termíny,
  ať jde odpovědět jedním slovem
- poslední zpráva — uzavři smyčku a nech dveře otevřené;
  po ní už žádnou další nepřipravuj
Pro všechny stupně platí:
- naváž na původní vlákno, nezakládej nové téma
- maximálně [5] vět a shrnutí, o co v původní zprávě šlo,
  ať protistrana nemusí rolovat
- nikdy neslibuj cenu, slevu, termín ani smluvní podmínku;
  místo toho napiš [DOPLNIT: co]
- žádné výčitky, žádná falešná naléhavost, žádná omluva
  za to, že píšu, a podepiš se [podpis]
U stavu b) koncept nepiš, jen vlákno vypiš do souhrnu.

6. ULOŽENÍ
Koncept ulož jako odpověď do správného vlákna ve složce
Koncepty. NIKDY nic neodesílej. Žádnou zprávu nemaž,
nearchivuj ani needituj.

7. SOUHRN
- kolik vláken jsi prošel a za jaké období
- PŘIPRAVENO: protistrana, téma, kolikátá připomínka, jednou
  větou co koncept říká, a jestli obsahuje [DOPLNIT]
- NEPŘIPRAVENO: zralá vlákna bez konceptu s důvodem
  (výjimka, schůzka v kalendáři, strop)
- DLUŽÍM JÁ: vlákna, kde se čeká na mě, podle stáří
- NEJISTÉ a co ti chybělo v pravidlech
Seřaď podle naléhavosti, nejdřív to, co hoří.

Připrav sekvenci follow-upů po odeslání nabídky.
Kontext: obor [obor], typický klient [popis], hodnota nabídky
[řádově], rozhodovací proces trvá [odhad]. Můj styl znáš
z karty tónu v tomhle Projektu.

Navrhni tři zprávy, které pošlu, když se nikdo neozve.
Pro každou uveď:
- kolik pracovních dnů po předchozí zprávě ji poslat
- účel: co v tomhle kole potřebuju zjistit nebo posunout
- celý text (maximálně 5 vět, mým hlasem)
- co v ní přidávám nového — nesmí to být totéž jinými slovy
- jak poznám, že tuhle zprávu poslat NEMÁM

Druhá zpráva musí nabídnout odpověď na jedno slovo. Třetí je
poslední a uzavírá věc bez nátlaku, s otevřenými dveřmi.
Žádná falešná naléhavost („nabídka platí jen do…“), pokud to
není pravda, žádné vyčítání, žádná omluva za to, že píšu.

Připrav koncept upomínky k neuhrazené faktuře.
Vstupy: číslo faktury [číslo], částka [částka], splatnost
[datum], odběratel [firma], kolikátá upomínka [1./2./3.],
předchozí komunikace [stručně / žádná].

Podle stupně:
1. upomínka — předpokládej administrativní přehlédnutí. Věcně,
   bez podezírání, s číslem faktury, částkou a splatností.
2. upomínka — požádej o konkrétní termín úhrady a o jméno
   člověka, který platbu schvaluje.
3. upomínka — shrň dosavadní komunikaci a požádej o vyjádření
   do konkrétního data.

Pro všechny stupně:
- maximálně 6 vět, věcný a zdvořilý tón, žádné emoce
- nepiš jako fakt, že platba nedorazila — piš „podle našich
  záznamů“, stav si ověřím já
- žádné výhrůžky, sankce, úroky z prodlení ani vymáhání;
  kde by taková věta patřila, napiš [DOPLNIT: postup podle
  smlouvy] a nech to na mně
- žádnou částku, číslo faktury ani datum nedopočítávej
  a nepřebírej z jiných zpráv ve vlákně — použij jen vstupy
- ulož jako koncept, neodesílej

Na konec připoj kontrolní seznam toho, co mám před odesláním
ověřit.

Vezmi ze souhrnu vlákna ve stavu DLUŽÍM JÁ a rozděl je:
A) odpovím teď hned jednou větou
B) potřebuje moji práci — musím na to vyhradit čas
C) už je bezpředmětné, stačí to slušně uzavřít

U každého napiš, co konkrétně po mně chtějí (požadavek,
ne shrnutí zprávy) a kolik dní to leží. U skupiny A připrav
koncept (max 3 věty podle mé karty tónu), u skupiny C koncept,
který věc zdvořile uzavře, u skupiny B jen odhad času.

Udělej týdenní přehled otevřených smyček. Projdi poštu
za posledních [90 dnů] a všechna vlákna, kde se na někoho čeká,
seřaď do jednoho přehledu:

1. HOŘÍ — smyčky, kde hrozí konkrétní škoda (propadne termín,
   klient odejde jinam, blíží se lhůta podle smlouvy).
   U každé napiš, co se stane, když se tenhle týden nic nestane.
2. ČEKÁM JÁ — podle stáří. U každé: protistrana, o co jde,
   kolik dní, kolikátá připomínka proběhla, logický další krok.
3. DLUŽÍM JÁ — kde jsem já ta překážka.
4. VYPRCHALO — smyčky starší než [45 dnů], kde proběhly
   všechny připomínky a nic nepřišlo. U každé navrhni, jestli
   ji uzavřít, nebo přesunout na jiný kanál.
5. ČÍSLA: kolik smyček je otevřených, kolik jich tento týden
   přibylo, kolik se zavřelo, jaké je průměrné stáří.

Nepiš shrnutí každého mailu, piš, co z toho pro mě plyne.
Kde si nejsi jistý stavem, napiš to místo odhadu.

Udělej retrospektivu mého hlídače follow-upů za tenhle týden.
Máš přístup k mým konceptům i k odeslané poště, tak porovnej,
co jsi připravil, s tím, co jsem doopravdy odeslal.

1. ČÍSLA: kolik upomínek jsi připravil, kolik jsem odeslal
   beze změny, kolik s úpravou, kolik smazal, kolik odložil.
2. VZORCE V ÚPRAVÁCH: co nejčastěji měním? Rozliš tón, délku,
   obsah a stupeň eskalace, u každého dva příklady
   „tvoje verze / moje verze“.
3. SMAZANÉ: proč jsem je nepoužil a měl jsi je vůbec psát?
4. PŘEHLÉDNUTÉ: kde jsem připomínal ručně a ty jsi koncept
   nepřipravil — proč?
5. ÚČINNOST: na kolik odeslaných upomínek přišla odpověď
   a za jak dlouho, zvlášť podle stupně.
6. NÁVRH: tři změny v pravidlech nebo lhůtách, které by mi
   příští týden ušetřily nejvíc práce.

Buď kritický ke své práci. Nechci slyšet, že to šlo dobře,
chci vědět, kde to drhne.