AI třídění pošty: v inboxu ať zbyde jen to, co vyžaduje člověka

Přikládám seznam 60 mailů z posledních dvou týdnů — u každého
odesílatel, předmět a první dvě věty. Jména a firmy jsou
anonymizované.

Pomoz mi nastavit třídění podle AKCE, ne podle tématu.
Vrať:

1. Rozřazení všech 60 zpráv do těchto kategorií: odpovědět
   dnes, delegovat, přečíst, archiv. U každé zprávy jedním
   slovem důvod.
2. Zprávy, které se do žádné kategorie nevešly, a návrh,
   co s nimi — buď kam patří, nebo proč potřebuju pátou
   kategorii.
3. Pro každou kategorii napiš definici na tři až pět vět,
   kterou bude používat automatické třídění. Definice musí
   být rozhodovací: podle čeho zprávu poznám, co ji odlišuje
   od sousední kategorie, a jeden hraniční příklad
   z mého seznamu.
4. Tři dvojice kategorií, které se budou nejčastěji plést,
   a pravidlo, které rozhodne spor.
5. Kolik zpráv z mého vzorku by zůstalo v hlavní schránce.

U bodu 3 nepiš obecné definice typu „důležité zprávy“ —
piš je tak, aby podle nich rozhodl někdo, kdo moji práci nezná.

V hlavní schránce mi leží [2000] zpráv starších než [14 dní].
Nechci je třídit po jedné a nechci nic smazat.

Navrhni mi jednorázový úklid v krocích:
1. Které skupiny zpráv jdou přesunout hromadně bez čtení
   (podle stáří, odesílatele, domény, hlavičky hromadné
   pošty) a kam. U každé skupiny odhadni, kolik zpráv to je.
2. Které naopak musím projít očima, protože v nich může
   být nevyřízená věc — a jak je vyfiltruju, abych jich
   měl co nejmíň.
3. Jaké vyhledávací dotazy k tomu použít v [Gmailu /
   Outlooku], napiš je přesně tak, abych je mohl vložit.
4. V jakém pořadí kroky dělat, aby se nepřekrývaly.
5. Co udělat na konci, aby stará pošta zůstala
   dohledatelná, ale nepletla se do nového třídění.

Žádný krok nesmí obsahovat mazání. Kde si nejsi jistý
odhadem počtu, napiš to místo čísla.

Tady je export mých současných filtrů a pravidel v poště:
[vložit seznam]

A tady je 40 zpráv z posledního týdne, které přes ně prošly
až do hlavní schránky:
[vložit odesílatele, předmět, první dvě věty]

Udělej analýzu:
1. Které z těch 40 zpráv by odchytilo obyčejné pravidlo?
   U každé napiš konkrétní podmínku (odesílatel, doména,
   text v předmětu, hlavička hromadné pošty) a cílovou složku.
2. Které naopak vyžadují posouzení obsahu a pravidlem
   se zařadit nedají? U každé napiš, co přesně by muselo
   rozhodnout.
3. Která z mých existujících pravidel se překrývají
   nebo si odporují.
4. Která pravidla jsou příliš široká a hrozí u nich,
   že odchytí i něco, co odchytit neměla.

Nenavrhuj nová pravidla pro zprávy od konkrétních lidí,
u kterých se obsah mění — tam pravidlo nepatří.

Pomoz mi sestavit eskalační seznam pro automatické třídění
mojí pošty — adresáty a situace, u kterých třídění nesmí
sáhnout na zprávu vůbec.

Kontext: [role], [obor], [velikost firmy].
Komu se zodpovídám: [role nadřízeného].
Moji klíčoví protějšky: [3–5 typů, ne jména].
Co v mojí práci nesnese odklad: [popis].

Vrať:
1. Seznam kategorií odesílatelů, které patří na eskalační
   seznam, a u každé jednu větu proč.
2. Situace, které se poznají podle obsahu, ne podle
   odesílatele (eskalace, stížnost, termín dnes, žádost
   o schválení) — u každé napiš, podle čeho se pozná.
3. Formulace pravidla, kterou vložím do zadání rutiny.
   Piš ji jako zákaz v rozkazovacím způsobu, ne jako radu.
4. Tři situace, kdy by seznam mohl být naopak moc široký
   a třídění by ztratilo smysl.
5. Jak často mám seznam revidovat a co ho má spustit
   (změna role, nový klient, konec spolupráce).

Jména konkrétních lidí do výstupu nepiš, doplním si je sám.

Každý pracovní den ve [12:30] roztřiď moji poštu.
Postupuj přesně takhle a nic si nedomýšlej:

1. ROZSAH
Vezmi zprávy doručené od posledního běhu (nejvýš 24 hodin
zpátky) do hlavní schránky. Nesahej na složky [Personální,
Právní] ani na zprávy starší než 24 hodin.

2. ESKALAČNÍ PRAVIDLO — MÁ PŘEDNOST PŘED VŠÍM OSTATNÍM
Zprávy od [seznam adres a domén] a zprávy, které vypadají
jako eskalace, stížnost, žádost o schválení nebo termín
do 24 hodin, NECHEJ V HLAVNÍ SCHRÁNCE bez štítku.
Nepřesouvej je, ani když obsahem vypadají na jinou kategorii.
V souhrnu je jen vypiš.

3. TŘÍDĚNÍ
Ostatní zprávy zařaď do jedné kategorie podle přiložených
definic: odpovědět dnes / delegovat / přečíst / archiv.
- „odpovědět dnes“ nechej v hlavní schránce
- ostatní přesuň do stejnojmenné složky
- kategorii urči podle toho, jakou AKCI zpráva vyžaduje,
  ne podle tématu
- u vláken rozhoduj podle poslední zprávy, ne podle první
- zprávu, kde je otázka na mě kdekoli v textu, nikdy
  nedávej do „archiv“

4. NEJISTOTA
Když si nejsi jistý zařazením, NEHÁDEJ. Přesuň zprávu
do složky [Zkontrolovat třídění] a v souhrnu napiš,
mezi kterými dvěma kategoriemi jsi váhal a proč.
Radši víc nejistoty než tichá chyba.

5. ZÁKAZY
Nic nemaž, nearchivuj natrvalo, neoznačuj jako přečtené,
na nic neodpovídej a nic neodesílej. Jen přesouvej
a přiděluj štítky.

6. SOUHRN
Napiš přehled do [5] řádků na kategorii:
- kolik zpráv v každé kategorii, u „odpovědět dnes“
  vypiš odesílatele a téma
- co spadlo pod eskalační pravidlo
- co skončilo v [Zkontrolovat třídění] a proč
- které definice ti při rozhodování nestačily

Zkušební běh třídění — dnes nic nepřesouvej, nic neoznačuj,
nic neměň. Jen navrhni zařazení a ukaž mi svoje uvažování.

Projdi zprávy z posledních 24 hodin v hlavní schránce
a vrať tabulku:
odesílatel | předmět | navrhovaná kategorie | jistota
(vysoká/střední/nízká) | podle čeho ses rozhodla
(konkrétní slovo nebo věta ze zprávy, ne obecný důvod)
| spadá pod eskalační pravidlo ano/ne

Pod tabulku napiš:
1. u kterých zpráv byla jistota nízká a co ti chybělo
2. dvě zprávy, u kterých si nejsi jistá ani teď,
   a jak bys je zařadila při druhém pohledu
3. které moje definice se v praxi ukázaly jako nejasné
   — cituj konkrétní formulaci, která ti nepomohla
4. kolik zpráv by po tvém návrhu zbylo v hlavní schránce

Nepřikrášluj si jistotu. „Střední“ je legitimní odpověď.

Udělej audit svého třídění za tenhle týden. Máš přístup
k mojí poště, tak porovnej, co jsi zařadila, s tím,
co jsem s tím udělal já.

Vrať:

1. FALEŠNÉ ZÁSAHY — zprávy, které jsi přesunula mimo hlavní
   schránku a já jsem je pak odtamtud vytáhl, odpověděl
   na ně nebo je otevřel do [24 hodin]. U každé napiš:
   odesílatel, téma, kam jsi ji dala, proč sis myslela,
   že tam patří, a co jsi měla poznat jinak.
2. ZBYTEČNĚ PONECHANÉ — zprávy, které zůstaly v hlavní
   schránce a já jsem je bez odpovědi jen přesunul jinam.
   U každé, jaké pravidlo chybí.
3. NEJISTOTA — obsah složky [Zkontrolovat třídění]:
   kam nakonec patřily a co ti k rozhodnutí chybělo.
4. VZORCE — jsou chyby náhodné, nebo se opakují u určitého
   typu zpráv, odesílatele nebo formulace? Vypiš nejvýš
   tři vzorce, u každého dva příklady.
5. ESKALACE — sáhla jsi na něco, co je na eskalačním
   seznamu? Pokud ano, vypiš to jako první, i kdyby
   šlo o jednu zprávu.

Buď kritická ke své práci a nepiš, že to šlo dobře.
Kde nemáš dost dat na závěr, napiš to místo odhadu.

Tady jsou nálezy z auditu třídění za tenhle týden:
[vložit výstup auditu]

A tady moje současné definice kategorií a eskalační seznam:
[vložit]

Navrhni konkrétní úpravy:
1. U každé opakované chyby napiš, jestli je problém
   v definici kategorie, v eskalačním seznamu, nebo
   v tom, že chybí obyčejný filtr — a kam tedy oprava patří.
2. Přepiš dotčené definice. Uveď starou a novou verzi
   vedle sebe a jednou větou, co se změnilo.
3. Zkontroluj, jestli si nové definice neodporují
   se zbytkem a jestli se nepřekrývají.
4. Označ pravidla, která se za poslední měsíc nikdy
   neuplatnila, a navrhni je zrušit.

Nepřidávej pravidla za každou cenu — když jde stejnou věc
vyřešit úpravou existující definice, udělej to.
Celý soubor definic ať se vejde na jednu stránku.

Připrav podklad na čtvrtletní kontrolu mojí třídicí rutiny.
Nic neměň, jen vypiš stav:

1. Ke kterým službám a datům máš přístup a co z toho
   v rámci třídění reálně používáš.
2. Které složky a štítky rutina za poslední čtvrtletí
   vytvořila nebo měnila.
3. Které složky má vyloučené a jestli seznam odpovídá
   mým pravidlům — vypiš rozdíly, ne shody.
4. Co všechno z obsahu zpráv při třídění zpracováváš
   a co z toho se objevuje v souhrnech.
5. Které kategorie se za čtvrtletí skoro nepoužily
   a daly by se zrušit.
6. Tři otázky, které si mám v rámci kontroly položit
   a na které mi ty odpovědět neumíš.

Kde si nejsi jistá, napiš „nevím“ místo odhadu.