Pátek: AI sestaví týdenní přehled, vy ho projdete za pět minut

Dělám týdenní revizi a chci ji rozdělit na část, kterou může
připravit automat, a část, kterou musím udělat já.

Moje role: [role, obor, velikost týmu].
Nástroje, které používám: [kalendář, úkolovník, pošta, poznámky].
Takhle moje revize vypadá dnes:
[vypsat kroky, které při revizi děláte, klidně neuspořádaně]

Rozděl kroky do tří skupin:
A) SBĚR — dohledatelné údaje ze systémů, kde je odpověď fakt
   (co se stalo, co je hotové, co je po termínu)
B) VYHODNOCENÍ — kroky, kde se z faktů dělá závěr a kde AI může
   nabídnout návrh, ale poslední slovo mám já
C) ROZHODNUTÍ — kroky, které jsou čistě moje volba a automat
   je nemá čím podložit

U každého kroku ze skupiny A napiš, ze kterého systému se dá
získat a jaká otázka se na něj klade.
U skupiny C napiš, jakou informaci k rozhodnutí potřebuju a proč
ji nástroj nemůže mít.
Na konec napiš, co v mojí revizi chybí úplně a mělo by tam být.

Připoj se k mému kalendáři, úkolovníku a poště a udělej inventuru
za posledních 7 dní. Nic nevyhodnocuj, jen vypiš, co vidíš.

KALENDÁŘ: které kalendáře vidíš (názvy), kolik událostí v každém,
kolik z nich jsem přijal a kolik jen navrhl někdo jiný, kolik hodin
celkem zabraly a kolik z nich byly celodenní záznamy.

ÚKOLOVNÍK: které projekty a seznamy vidíš, kolik otevřených
a kolik uzavřených úkolů v každém, u kolika je termín a u kolika
vidíš datum poslední změny.

POŠTA: které složky vidíš, kolik zpráv jsi prošel za období
a kolik z nich je od lidí (ne rozesílky a notifikace).

Na konec napiš:
1. co z těchhle zdrojů podle tebe NEVIDÍŠ, i když by to nejspíš
   existovat mělo
2. tři údaje, které by ses potřeboval dozvědět ode mě, abys
   z těchto dat uměl sestavit smysluplný týdenní přehled

Nic nedomýšlej. Když si nejsi jistý, napiš „nevím“ místo odhadu.

Z mého kalendáře za posledních 7 dní udělej rozbor času.

Kategorie používej tyhle: [porady interní], [klientské schůzky],
[jedna na jednu], [soustředěná práce — bloky, které mám označené
jako [štítek]], [administrativa], [ostatní].

Vrať:
1. tabulku: kategorie, počet událostí, celkem hodin, podíl v procentech
2. srovnání s předchozím týdnem: co vyrostlo, co ubylo, o kolik
3. nejdelší souvislý blok bez schůzky, který jsem měl
4. kolik hodin zabraly schůzky, které jsem nesvolal já
5. tři události, které se opakují každý týden a dohromady zabírají
   nejvíc času

Nepočítej celodenní záznamy jako 24 hodin — ty vynech a napiš,
kolik jich bylo. U událostí, kde nejde určit kategorii, je zařaď
do „ostatní“ a vypiš jejich názvy zvlášť, ať kategorie doplním.

Každý pátek v [13:30] sestav můj týdenní přehled za posledních
7 dní. Zdroje: kalendář, úkolovník [název], pošta.
Vynech kalendář [osobní] a složky [Personální, Právní].

Struktura přehledu, přesně v tomto pořadí:

1. TÝDEN V ČÍSLECH (3 řádky)
Hodiny na schůzkách, počet dokončených úkolů, počet úkolů
po termínu. U každého čísla rozdíl proti minulému týdnu.

2. DOKONČENO
Úkoly uzavřené za období, seskupené po projektech. Jedna řádka
na úkol. Na konci jedna věta: co z toho byl největší posun.

3. UVÁZLO
Otevřené úkoly, u kterých se za posledních 7 dní nic nezměnilo.
U každého: název, projekt, kolik dní je otevřený, kdy naposledy
došlo ke změně, a jestli v poště nebo v kalendáři vidíš důvod,
proč stojí (čeká se na někoho, chybí podklad, nebyl na to čas).
Když důvod nevidíš, napiš „důvod neznámý“ — nedomýšlej ho.

4. SPADLO ZE STOLU
Věci, které byly na začátku období v plánu (v úkolovníku
s termínem v tomto týdnu nebo v mém přehledu z minulého pátku)
a do dneška se s nimi nestalo nic — nebyly dokončené, odložené
ani komentované. U každé napiš, odkud jsi ji vzal.

5. ČEKÁ SE NA DRUHÉ
Vlákna v poště, kde jsem odpověděl jako poslední a čekám reakci
déle než [4 dny]. U každého: protistrana, téma, počet dní.

6. NÁVRH PRIORIT NA PŘÍŠTÍ TÝDEN
Tři položky. U každé: co konkrétně, proč zrovna ona (jedna věta
podložená daty z přehledu) a odhad, kolik hodin zabere.
Tuhle sekci vždy uveď větou „návrh ke schválení“.

PRAVIDLA
- Celý přehled se musí vejít na jednu obrazovku. Když je položek
  moc, zkrať popisy, ne počet položek.
- Nikde neopisuj celé zprávy. Odkaz a jedna věta stačí.
- Nic nezakládej, nic neupravuj, nic neodesílej — jen sestav
  přehled a pošli mi ho [kam].
- Kde ti chybí data, napiš to. Nepočítej odhadem a nedoplňuj,
  co v systémech není.

Vezmi sekci UVÁZLO z mého týdenního přehledu a rozeber ji hlouběji.
Máš přístup k úkolovníku i k poště.

Pro každou položku urči, do které kategorie patří:
A) ČEKÁ NA DRUHÉHO — v poště nebo v komentářích je vidět, že míč
   je u někoho jiného. Uveď u koho a od kdy.
B) CHYBÍ VSTUP — chybí podklad, rozhodnutí nebo informace.
   Napiš která a od koho ji potřebuju.
C) ZÁMĚRNĚ ODLOŽENO — má termín v budoucnu nebo patří do etapy,
   která ještě nezačala. Uveď kdy se stane aktuálním.
D) BEZ DŮVODU — nic z výše uvedeného; prostě se to nedělá.

U kategorie D navíc odhadni, proč: je úkol moc velký a nejde
začít, není jasné, co je hotový výsledek, nebo je zadaný mně,
ale patří někomu jinému? U každého odhadu napiš, z čeho usuzuješ.

Nakonec vypiš položky, které jsou v kategorii D už druhý týden
po sobě — u těch napiš návrh, co s nimi udělat (zmenšit, předat,
zrušit) a co by se stalo, kdybych je zrušil úplně.

Porovnej můj přehled z minulého pátku [odkaz nebo vložit]
se skutečností za uplynulý týden.

Vrať tři seznamy:

1. SPLNĚNO PODLE PLÁNU: co bylo minulý pátek navržené nebo
   schválené jako priorita a je hotové.
2. ZMĚNILO SE: co bylo v plánu a místo dokončení se posunul
   termín, změnil rozsah nebo se to předalo — u každého uveď,
   kdy a kde je ta změna vidět.
3. ZMIZELO: co bylo v plánu a od té doby se s tím nestalo nic —
   žádná změna v úkolovníku, žádná zmínka v poště, žádná událost
   v kalendáři. Tohle je hlavní seznam, u každé položky uveď,
   jak jsi zjistil, že se s ní nedělo nic.

Pod seznamy napiš jednu větu: kolik procent minulotýdenního
plánu se odehrálo. A jednu otázku, kterou bych si měl podle
tebe položit — takovou, na kterou z dat neznáš odpověď.

Nehodnoť mě a nepiš povzbuzení. Chci fakta a jednu otázku.

Na základě celého týdenního přehledu navrhni tři priority
na příští týden. Ber v úvahu: co uvázlo, co spadlo ze stolu,
co má termín v příštích 14 dnech a na co se čeká kvůli mně.

U každé priority napiš:
- co konkrétně (výsledek, ne oblast: ne „řešit projekt X“,
  ale „odeslat návrh smlouvy klientovi X“)
- proč zrovna tahle, jednou větou podloženou daty z přehledu
- odhad, kolik hodin soustředěné práce zabere
- co se stane, když ji příští týden neudělám

Pak přidej dvě věci:
A) NEJZÁVAŽNĚJŠÍ VYNECHANÁ: čtvrtá věc, kterou jsi zvažoval
   a nakonec ji mezi tři nedal — a proč.
B) CO NAVRHUJU ZRUŠIT: jedna položka z úkolovníku, kterou bych
   podle dat měl zrušit nebo předat, i s odůvodněním.

Tohle je návrh ke schválení. Nic nezakládej ani neoznačuj.

Podívej se do mého kalendáře na příští týden a spočítej,
kolik času reálně zbývá na soustředěnou práci.

1. Kolik hodin je už obsazeno schůzkami, po dnech.
2. Kolik hodin volna zbývá v mé pracovní době [8:00–17:00],
   po odečtení schůzek a [1 hodiny denně] na poštu a provoz.
3. Kolik z toho volna jsou souvislé bloky delší než [90 minut] —
   vypiš je konkrétně: den, od kdy do kdy.
4. Porovnej s odhadem hodin u mých tří priorit: vejdou se
   do těch bloků? Pokud ne, napiš, kolik hodin chybí.
5. Navrhni, které existující schůzky by šlo zkrátit, sloučit
   nebo vynechat, aby se priority vešly — u každé napiš, proč
   si myslíš, že je kandidát.

Nic v kalendáři neměň a nic nenavrhuj účastníkům. Jen mi napiš
seznam a nech rozhodnutí na mně.

Připrav mi rozhodovací část revize z dnešního přehledu.
Vypiš čtyři bloky a u každého jen to, o čem mám rozhodnout:

1. K ZRUŠENÍ NEBO PŘEDÁNÍ: kandidáti ze sekce „uvázlo“, u každého
   jedna věta proč a komu by šel předat.
2. PRIORITY: tvoje tři návrhy jako číslovaný seznam.
3. K OZVÁNÍ: lidé ze sekce „čeká se na druhé“, u kterých čekání
   blokuje moji práci, seřazeni podle počtu dní.
4. ZBYTEK: jednou větou to, co jsem měl vidět a nespadá do 1–3.

Pak počkej na moje rozhodnutí ve tvaru: co ruším, které priority
beru, komu se ozvu. Podle odpovědi mi vrať krátký zápis revize
v pěti řádcích, který si uložím k přehledu — moje rozhodnutí,
ne tvoje doporučení. Nic neprováděj a nikam nic neposílej.

Tady je posledních [13] mých týdenních přehledů:
[vložit nebo odkázat na složku]

Najdi v nich vzorce, ne shrnutí. Zajímá mě:
1. Které položky se v sekci UVÁZLO objevily nejvícekrát —
   vypiš top 10 i s počtem výskytů.
2. Které dny nebo týdny se opakovaně liší od ostatních
   (extrémně málo dokončeného, extrémně moc schůzek) a jestli
   se to váže na něco, co je v přehledech vidět.
3. Jak se v čase vyvíjel podíl schůzek a soustředěné práce.
4. Kolik procent navržených priorit jsem v průměru přijal
   a jestli se to mění.
5. Tři věci, které se v mých přehledech opakují a měl bych
   s nimi něco udělat systémově, ne úkol po úkolu.

U každého zjištění uveď, ze kterých přehledů vychází.
Nepřikrášluj to a nedávej mi obecné rady o produktivitě —
chci jen to, co je vidět v mých datech.