Z nahrávky porady zápis s úkoly za minutu

Připrav agendu porady tak, aby z ní šel po skončení snadno udělat zápis.

Porada: [název], délka [60] minut, účastníci a role:
[jméno — role, jméno — role, …]
Témata, která mám na seznamu: [seznam odrážkami]
Co se z minula táhne: [nedokončené body]

Pro každý bod agendy uveď:
- název bodu a časový limit v minutách
- typ bodu: ROZHODNUTÍ / INFORMACE / DISKUSE (bez rozhodnutí)
- co konkrétně se má na konci bodu vědět nebo rozhodnout
- kdo bod uvádí

Body seřaď tak, aby rozhodovací byly v první polovině.
Na konec dej blok „Co dnes nestihneme“ a nech ho prázdný.
Celkový součet časů nesmí přesáhnout délku porady, nech 5 minut rezervu.

Tady je surový přepis porady. Neshrnuj ho a nic z něj nevyhazuj
obsahově — jen ho uprav do čitelné podoby:

- odstraň výplňková slova a přeřeknutí („jakoby“, „prostě“, „ehm“)
- opakované věty a zadrhnutí spoj do jedné plynulé věty
- zachovej rozdělení na mluvčí a doslovné znění všude tam,
  kde padl závazek, číslo, termín nebo jméno
- pasáže, které evidentně nepatří k poradě (technické potíže,
  soukromé odbočky), označ řádkem [MIMO TÉMA] a text vynech
- na místech, kde je zvuk zjevně přeslechnutý nebo nedává smysl,
  napiš [NESROZUMITELNÉ] místo dohadování

Nic nedoplňuj a nedomýšlej, co chtěl mluvčí říct.

Přepis:
[vložit přepis]

Tady jsou moje syrové poznámky z porady — psané ve spěchu,
neúplné věty, zkratky. Porada: [název], datum [datum],
účastníci: [jména a role].

Udělej z nich strukturovaný zápis podle stejného formátu,
jaký používám u přepisů: rozhodnutí / úkoly kdo-co-dokdy /
otevřené body.

Zásadní pravidlo: pracuj jen s tím, co v poznámkách je.
Kde je poznámka nejednoznačná (není jasné, kdo úkol dostal,
nebo jestli šlo o rozhodnutí), nedomýšlej to — zapiš bod
do sekce „K DOPLNĚNÍ“ s otázkou, kterou si mám zodpovědět.

Poznámky:
[vložit poznámky]

Jsi zapisovatel porady. Z přiloženého přepisu vytvoř zápis.
Vycházej výhradně z přepisu — nic nedoplňuj z obecných znalostí
a nedomýšlej, co asi mluvčí mysleli.

Kontext porady:
Název: [název]. Datum: [datum]. Délka: [60] minut.
Účastníci a role: [jméno — role, …]
Agenda: [body agendy]

Výstup ve čtyřech oddělených sekcích, v tomto pořadí:

1. ROZHODNUTÍ
   Jen věci, které byly uzavřeny. U každého:
   - znění rozhodnutí jednou větou v oznamovacím způsobu
   - kdo rozhodl (jméno) a kdo s tím výslovně souhlasil
   - jaké varianty se zvažovaly a proč vyhrála tahle
   Pokud rozhodnutí nepadlo jasně, sem ho NEDÁVEJ — patří do sekce 3.

2. ÚKOLY
   Tabulka: úkol | vlastník (jedno jméno) | termín | z čeho vyplývá
   - úkol formuluj jako akci se slovesem, ne jako téma
   - vlastník je vždy jeden konkrétní člověk, nikdy „tým“
   - kde termín nezazněl, napiš „TERMÍN NEZAZNĚL“, nevymýšlej ho
   - kde není jasné, kdo si úkol vzal, napiš „VLASTNÍK NEJASNÝ“

3. OTEVŘENÉ BODY
   O čem se mluvilo a nedospělo se k závěru. U každého:
   co se řešilo, jaké jsou možnosti, co brání rozhodnutí,
   kdo to má dotáhnout a do kdy se to musí rozhodnout.

4. INFORMACE PRO ZÁZNAM
   Sdělení bez akce (čísla, stavy, oznámení), stručně odrážkami.

Formální požadavky:
- žádný úvod, žádné shrnutí na konci, rovnou sekce
- u každé položky uveď v závorce jméno mluvčího, ze kterého vychází
- pokud v přepisu něco chybí nebo je nesrozumitelné, napiš to
  místo aby sis domyslel

Přepis:
[vložit přepis]

Z tohohle zápisu (nebo přepisu) vytáhni JEN úkoly a přepiš je
do jednotného formátu, se kterým můžu pracovat dál.

Pro každý úkol jeden řádek:
[vlastník] — [akce začínající slovesem] — do [datum ve tvaru DD. MM.]

Pravidla:
- jeden úkol = jedna akce = jeden vlastník; složené úkoly rozděl
- relativní termíny převeď na datum; dnes je [datum],
  „do konce týdne“ = [pátek datum], „příští týden“ = [datum]
- když termín nezazněl vůbec, napiš „do ??“ a přidej k řádku
  poznámku, kterou se mám zeptat
- vynech vše, co byl jen nápad, návrh nebo podmíněná věta
  („kdybychom měli čas, mohli bychom…“) — ty vypiš zvlášť
  pod nadpis NEZÁVAZNÉ NÁPADY
- seřaď podle termínu, nejbližší nahoře

Na konec napiš součet: kolik úkolů má kdo.

Projdi tenhle přepis porady a udělej audit rozhodnutí.
Zajímá mě jen to, co bylo skutečně uzavřeno.

Vypiš tabulku se sloupci:
téma | co se navrhovalo | stav | důkaz z přepisu | co chybí k uzavření

Stav vyplň jednou z hodnot:
- ROZHODNUTO — padl jasný závěr a nikdo neměl námitku
- ZDÁNLIVĚ ROZHODNUTO — zaznělo něco jako závěr, ale chybí
  souhlas ostatních nebo se to hned zpochybnilo
- NEROZHODNUTO — diskutovalo se, závěr nepadl

Ve sloupci „důkaz z přepisu“ uveď doslovnou větu (a kdo ji řekl),
ze které stav vyvozuješ. Bez citace stav neuváděj.
U položek ZDÁNLIVĚ ROZHODNUTO napiš přesně, kdo má co potvrdit,
aby se z toho stalo rozhodnutí.

Přepis:
[vložit přepis]

V tomhle přepisu hledej rozpory a změny názoru v průběhu porady.

Vypiš:
1. Věci, které byly nejdřív odsouhlaseny a později zpochybněny
   nebo změněny — u každé obě pasáže a kdo je řekl.
2. Tvrzení dvou lidí, která si přímo odporují (například
   rozdílná čísla, rozdílné termíny, rozdílný popis stavu).
3. Úkoly, které se během porady přeřadily na jiného člověka.

U každého bodu napiš, která verze je podle přepisu pozdější,
a formuluj otázku, kterou mám poslat účastníkům k potvrzení.
Nerozhoduj za mě, která verze platí.

Přečti tenhle přepis porady jako někdo, kdo hledá díry.
Nezajímá mě, co se povedlo. Zajímá mě, co zůstalo otevřené.

Vrať pět seznamů:

1. NEZODPOVĚZENÉ OTÁZKY
   Otázky, které někdo položil a nedostal odpověď.
   U každé: kdo se ptal, na co, a proč to zapadlo
   (došel čas / odpovědělo se něčím jiným / nikdo nevěděl).

2. ÚKOLY BEZ VLASTNÍKA
   Věci, u kterých se řeklo, že se udělají, ale nikdo si je nevzal.
   Cituj větu, ze které to vyvozuješ.

3. ÚKOLY BEZ TERMÍNU
   Kdo si co vzal, ale bez data. U každého navrhni, jaký termín
   dává smysl a proč — jako návrh k odsouhlasení, ne jako fakt.

4. NEVYSLOVENÉ NESHODY
   Místa, kde někdo vyjádřil pochybnost nebo výhradu a diskuse
   se přesto posunula dál. Uveď doslovnou větu a kdo ji řekl.

5. ZÁVISLOSTI A RIZIKA
   Věci, které nemůžeme udělat, dokud se nestane něco jiného
   (nebo dokud někdo mimo tuhle poradu něco nedodá).

U každé položky uveď, koho se mám zeptat, abych to uzavřel.
Když v některé kategorii nic není, napiš „nic“ — nevymýšlej položky.

Přepis:
[vložit přepis]

Do zápisu doplň samostatnou sekci „Bez vlastníka“.

Zařaď do ní věci, o kterých se na poradě mluvilo, dávaly by smysl,
ale nikdo si je nevzal. Maximálně 5 položek, seřazených podle toho,
jak rychle se z nich stane problém.

U každé jeden řádek: co to je — kdo by to logicky měl vzít
(návrh, ne přiřazení) — co se stane, když to nikdo nevezme.

Piš věcně a bez výčitek. Cílem není nikoho obvinit, ale dát
lidem šanci se přihlásit dřív, než to začne hořet.

Zkontroluj tenhle návrh zápisu proti přepisu porady a vypiš nálezy.
Nic neopravuj, jen ukaž, kde se máme podívat.

Vrať čtyři seznamy:
1. Tvrzení v zápise, která v přepisu nemají oporu (doplněná
   nebo domyšlená) — u každého citaci ze zápisu.
2. Jména, u kterých si nejsi jistý přiřazením (podobně znějící
   jména, střídání mluvčích) — s pasáží z přepisu.
3. Čísla, data a částky v zápise a jejich znění v přepisu
   vedle sebe, ať to můžu porovnat.
4. Formulace, které v přepisu zazněly opatrně („asi“, „možná“,
   „nejspíš“) a v zápise jsou uvedeny jako závazek.

Zápis:
[vložit zápis]

Přepis:
[vložit přepis]

Z tohohle zápisu porady udělej tři verze pro různé adresáty.

1. PRO ÚČASTNÍKY — plný zápis beze změn, jen na začátek přidej
   3 odrážky „co se změnilo od minule“.

2. PRO VEDENÍ — maximálně 6 vět: co se rozhodlo, jaký to má dopad
   na termín a rozpočet, co potřebujeme od nich. Žádné detaily
   z diskuse, žádná jména kromě těch, která musí padnout.

3. PRO KAŽDÉHO VLASTNÍKA ÚKOLU — krátký blok na míru:
   „Ahoj [jméno], z dnešní porady ti vyplývá:“ a jeho úkoly
   s termíny a jednou větou kontextu, proč to děláme.
   Zvlášť vypiš, na co čeká on a na co čekají ostatní na něm.

Piš česky, věcně, bez zdvořilostních obratů navíc.
Nic nepřidávej, co v zápise není.

Tady je zápis z minulé porady a moje poznámky k tomu,
co se od té doby stalo.

Zápis z [datum]:
[vložit zápis]

Co vím o stavu:
[vložit poznámky, mailové odpovědi, stav úkolů]

Připrav mi úvodní blok na dnešní poradu:
1. Úkoly z minula: hotové / rozpracované / nezačaté —
   u nezačatých jméno vlastníka a původní termín
2. Rozhodnutí z minula, která se mezitím ukázala jako sporná
3. Otevřené body z minula, které je dnes potřeba uzavřít,
   seřazené podle naléhavosti
4. Tři otázky, kterými poradu otevřu, aby se rovnou vědělo,
   kde stojíme

Kde nemám informaci o stavu úkolu, napiš „stav neznámý“
a přidej to do seznamu, na co se mám zeptat.