Jedna na jednu s AI: příprava, vedení, kontinuita

Pomoz mi založit zápisník pro člověka z mého týmu.
Role: [pozice]. V týmu je [doba]. Zkušenost: [junior/medior/senior].
Na čem pracuje: [projekty]. Co ho baví: [co víte].
Kam chce dojít: [dlouhodobý cíl, pokud ho znáte].

Navrhni strukturu karty na začátek souboru: jaké oddíly tam mají být,
aby mi za rok dávaly smysl, a co do každého patří.
Počítej s tím, že pod kartu půjde chronologický zápis z každé 1:1.

U každého oddílu napiš jednou větou, jak často se aktualizuje
(každou schůzku / kvartálně / jednou za rok).
Nevymýšlej si nic o tom člověku — kde ti chybí údaj,
napiš OTÁZKA: [co se mám sám sebe zeptat].

Napiš mi projektové instrukce pro projekt, ve kterém pracuju
se zápisníky lidí z mého týmu (příprava 1:1, zpětná vazba, podklady
pro hodnocení). Můj tým: [počet] lidí, obor [obor], firma [velikost].

Instrukce musí obsahovat aspoň tohle:
- pracuj výhradně s tím, co je v mých poznámkách, nic nedomýšlej
- kde poznámky na závěr nestačí, napiš CHYBÍ PODKLAD místo odhadu
- rozlišuj doložený fakt (datum, situace) od mého dojmu
  a vždy uveď, o který jde
- formuluj střízlivě, bez nálepek na charakter člověka
- nikdy nenavrhuj hodnotící stupeň, odměnu ani personální krok
- když se ptám na hodnocení, vrať podklady a otázky, ne verdikt

Napiš to jako hotový text instrukcí, ne jako doporučení.
Na konec přidej 3 věty, které bych podle tebe měl doplnit podle
specifik své firmy.

Připrav mi 1:1 s [jméno], schůzka je [kdy] a máme [30] minut.
Přikládám jeho zápisník — kartu a zápisy z posledních schůzek.

[vlož obsah souboru]

Vrať mi strukturovanou přípravu:
1. Otevřené dohody z minula: co, kdo (i moje vlastní), stav podle
   posledního zápisu. U každé napiš, jestli se v poznámkách objevilo,
   že je hotová, nebo o ní od té doby není zmínka.
2. Na co navázat: 3 témata, která se v zápisech opakují a nikdy
   se nedotáhla do rozhodnutí.
3. Co dlouho nezaznělo: témata z karty (rozvoj, cíle), o kterých
   jsme nemluvili aspoň 2 schůzky.
4. Tři otázky, kterými schůzku otevřít — konkrétní k jeho situaci,
   ne obecné „jak se máš“.
5. Jedna věc, kterou bych podle poznámek měl ocenit.

Vycházej jen z přikládaného textu. Kde si nejsi jistý, napiš to.

Z těchhle poznámek k [jméno] mi navrhni 8 otázek na 1:1.

[vlož poslední 3 zápisy]

Rozděl je na:
- 2 otázky k aktuální práci, které se ptají na překážky, ne na stav
- 2 otázky k tomu, co ho podle poznámek dlouhodobě štve
- 2 otázky k rozvoji a směru, kam chce jít
- 2 otázky na mě: co ode mě potřebuje a co dělám špatně

U každé napiš jednou větou, proč se ptát zrovna takhle,
a čemu se vyhnout, aby otázka nezněla jako kontrola.
Žádné otázky, na které se dá odpovědět ano/ne.

Zítra mám první 1:1 s novým členem týmu.
Role: [pozice]. Nastoupil [kdy]. Předchozí zkušenost: [co víte].
Tým: [počet lidí, čím se zabývá]. Můj styl vedení: [popis].

Připrav mi strukturu první schůzky na 45 minut:
- co mám říct o sobě a o tom, jak spolu budeme pracovat (5 vět)
- 8 otázek, kterými zjistím, jak chce být veden: co ho motivuje,
  jak chce dostávat zpětnou vazbu, co ho v minulé práci ničilo
- co si z odpovědí mám zapsat do jeho zápisníku a proč
- 3 věci, které na první schůzce NEmám dělat

Ptej se lidsky, ne jako dotazník k personalistice.

Chci dát zpětnou vazbu. Tady je moje syrová poznámka,
napsaná ve chvíli, kdy mě to štvalo:

[vlož poznámku]

Převeď ji do struktury SBI:
- Situace: kdy a kde přesně (jestli mi chybí, zeptej se)
- Chování: jen to, co bylo vidět a slyšet, bez výkladu úmyslů
- Dopad: co to způsobilo, konkrétně a ověřitelně

Pak mi zvlášť vypiš:
1. Co z mojí poznámky je pozorování a co už je můj výklad
2. Které formulace hodnotí člověka místo situace
3. Jednu otázku, kterou mám na konci položit, abych si ověřil,
   že tomu rozumím správně

Nesnaž se to zjemnit do neurčitosti. Chci to říct jasně
a zároveň tak, abych se za formulaci nemusel stydět.

Chci ocenit člověka z týmu. Tady je, co se stalo:

[popiš situaci, klidně neuspořádaně]

Naformuluj ocenění podle SBI: konkrétní situace, konkrétní chování,
konkrétní dopad na tým nebo na klienta.

Dej mi tři varianty:
a) na 1:1, mezi čtyřma očima
b) veřejně v týmovém kanálu, 3 věty
c) v podkladu pro hodnocení, jako doložený příklad s datem

Vyhni se superlativům a frázím typu „skvělá práce“.
Chci, aby z toho bylo poznat, co přesně má dělat znovu.

Zahraj roli člena mého týmu na 1:1. Kontext:
[pozice, jak dlouho ve firmě, jak reaguje na kritiku podle
mých poznámek — vlož relevantní pasáže].

Chystám se mu říct tohle: [znění zpětné vazby].

Hraj ho realisticky: nejdřív obranu, věcné protiargumenty,
pak zkus přehodit odpovědnost na okolnosti nebo na mě.
Odpovídej krátce, jednu repliku po druhé, čekej na moji reakci.
Nenech se přesvědčit hned, ale ani nebuď karikatura.

Až řeknu KONEC, vypadni z role a napiš:
- kde jsem uhnul od konkrétního chování k hodnocení člověka
- kde jsem se nechal zatáhnout do obhajoby sebe sama
- jakou jednu větu jsem měl říct a neřekl

Tady jsou moje syrové poznámky z 1:1 s [jméno], které jsem si
nadiktoval hned po schůzce:

[vlož poznámky]

Udělej z toho zápis do zápisníku v tomhle formátu:
- Datum a délka schůzky
- O čem jsme mluvili (3-5 odrážek, věcně)
- Dohody: kdo | co | dokdy — zvlášť moje a zvlášť jeho
- Co zůstalo otevřené na příště
- Signály, které si mám hlídat (jen to, co v poznámkách skutečně je)

Pravidla:
- nic nepřidávej, co jsem neřekl; kde je poznámka nejasná,
  napiš OVĚŘIT: [co]
- žádné hodnocení člověka, jen popis situace a dohod
- piš střízlivě, počítej s tím, že to může číst i on

Projdi zápisy z 1:1 celého týmu za posledních [6] týdnů.

[vlož zápisy]

Vypiš do tabulky VŠECHNO, co jsem slíbil já:
komu | co konkrétně | kdy jsem to slíbil | dohodnutý termín |
objevila se v pozdějších zápisech zmínka, že je to hotové?

Seřaď podle toho, jak dlouho to visí.
Nakonec vypiš 3 sliby, u kterých z poznámek vyplývá, že na ně
druhá strana čeká, a já jsem se k nim od té doby nevrátil.

Nic si nedomýšlej — když ze zápisů stav nejde poznat, napiš NEJASNÉ.

Tady je zápisník [jméno] za poslední kvartál — karta a [6] zápisů.

[vlož obsah]

Udělej analýzu vývoje:
1. Témata, která se opakují ve 3 a více zápisech — u každého uveď,
   ve kterých datech se objevilo a jestli se posunulo, nebo stojí.
2. Co se prokazatelně zlepšilo: konkrétní doklad ze zápisů (dřív X,
   teď Y), ne dojem.
3. Co se vrací i po dohodě, že se to změní.
4. Témata, která zmizela — a jestli proto, že se vyřešila, nebo
   proto, že jsme o nich přestali mluvit.
5. O čem jsme za celý kvartál nemluvili vůbec, i když to je v kartě
   jako jeho dlouhodobý cíl.

Ke každému bodu uveď datum zápisu, ze kterého vycházíš.
Kde podklad nestačí na závěr, napiš CHYBÍ PODKLAD.
Nehodnoť člověka, popisuj, co v poznámkách je.

Přikládám zápisy z 1:1 se všemi [7] lidmi v týmu za [kvartál].

[vlož zápisy, u každého jméno]

Porovnej je napříč týmem a vrať:
1. U koho převládá operativa (stav úkolů) a u koho se dostáváme
   k rozvoji a směru — podle poměru odrážek v zápisech.
2. S kým jsem za kvartál neměl jedinou schůzku o kariéře nebo cílech.
3. Témata, která zaznívají u víc lidí nezávisle na sobě — to bývá
   signál o týmu nebo o mně, ne o jednotlivci.
4. U koho jsou zápisy nejkratší a nejřidší — kde mám nejmíň podkladů.

Nejde mi o hodnocení lidí, ale o kontrolu mojí vlastní pozornosti.
Formuluj popisně, žádné závěry o schopnostech jednotlivců.

Připravuju roční hodnoticí pohovor s [jméno].
Přikládám jeho zápisník za celý rok: kartu, [24] zápisů z 1:1
a poznámky ke zpětné vazbě.

[vlož obsah]

Sestav mi PODKLAD, ne hodnocení. Chci:
1. Chronologii doložených úspěchů: co, kdy, jaký měl dopad —
   u každého odkaz na datum zápisu.
2. Doložené problémové situace stejným způsobem, popisně,
   bez nálepek.
3. Cíle dohodnuté na začátku roku a co k nim v zápisech je.
4. Jak se vyvíjely opakující se motivy (kvartál po kvartálu).
5. Co v podkladech chybí, abych mohl mluvit o [oblast].
6. Zvlášť oddělený seznam: co je v poznámkách jako doložený fakt
   a co je jen můj dojem bez opory.

Nenavrhuj stupeň hodnocení, odměnu ani žádné personální rozhodnutí.

Mám hotový podklad k hodnoticímu pohovoru s [jméno]
[vlož podklad nebo jeho shrnutí].

Připrav mě na rozhovor:
- 10 otázek a námitek, které od něj můžu čekat, seřazených
  od nejpravděpodobnějších; zvlášť označ ty, které míří na plat,
  povýšení a na spravedlnost hodnocení
- u každé kostru poctivé odpovědi ve třech bodech
- 3 otázky, na které moje podklady nemají dobrou odpověď,
  a jak to férově přiznat
- 5 vět, kterými rozhovor otevřít, aby to nezačalo jako soud

Nepiš mi, co mu mám slíbit. Rozhodnutí o platu a postupu
dělám já a firma, ne ty.

Z hodnoticího pohovoru s [jméno] vzešly tyhle dohody a cíle:

[vlož]

1. Přeformuluj každý cíl tak, aby se za kvartál dalo poznat,
   jestli se stal — co konkrétně by muselo být vidět.
2. U každého napiš, co pro to musím udělat já (přístup, čas,
   rozpočet, příležitost), ne jen on.
3. Navrhni, kdy se k němu vrátit: konkrétní měsíc a otázka,
   kterou se na 1:1 zeptám.
4. Označ cíle, které závisí na věcech mimo jeho vliv —
   ty se nedají hodnotit jako jeho výkon.

Bod 4 mi vypiš i tehdy, když se ti bude zdát nepohodlný.