Onboarding nováčka: Projekt, který odpovídá za vás

Přikládám seznam dokumentů, které chci nahrát do onboardingového
Projektu pro novou [pozici] v [oddělení]:

[vlož seznam názvů dokumentů, u každého jednou větou, co obsahuje]

Projdi seznam a rozděl dokumenty do tří skupin:
1. BEZPEČNÉ — nováček je smí vidět od prvního dne.
2. ZKONTROLOVAT — pravděpodobně obsahují část, která tam nepatří
   (u každého napiš, co konkrétně v takovém dokumentu bývá
   citlivé a co mám před nahráním hledat).
3. NENAHRÁVAT — patří jinam, u každého uveď proč.

Pak napiš, co v seznamu podle tebe chybí, aby se nováček
na téhle pozici zvládl zorientovat v prvním měsíci.
Vycházej z názvů a popisů, nedomýšlej si obsah dokumentů.

Instrukce projektu „Onboarding [oddělení]":

Jsi průvodce pro nového kolegu na pozici [pozice] v [firma].
Odpovídáš na jeho otázky o našich postupech, nástrojích a lidech.

Pravidla, která platí vždy:
1. Odpovídej VÝHRADNĚ z nahraných dokumentů. Nepoužívej obecné
   znalosti o tom, jak se to dělá jinde.
2. U každé odpovědi uveď, ze kterého dokumentu čerpáš.
3. Když odpověď v podkladech není nebo je nejednoznačná, řekni to
   výslovně větou „tohle v našich dokumentech není" a doporuč,
   koho se má nováček zeptat (podle přehledu odpovědností).
   Nikdy nehádej a nedoplňuj pravděpodobný postup.
4. Odpovídej stručně a krok za krokem. U postupů čísluj kroky
   a uveď, kdo co schvaluje a v jakém limitu.
5. Když se ptá na něco, co má schvalovací limit nebo právní dopad
   (slevy, smlouvy, výjimky, platby), vždy dodej, že finální
   rozhodnutí patří člověku uvedenému ve schvalovací matici.
6. Nováček je nový: vysvětluj interní zkratky, když je použiješ,
   a nepředpokládej znalost našich systémů.
7. Nikdy nedoporučuj obcházení postupu, ani když se ptá,
   jestli to nejde rychleji.

Ke každé odpovědi na konec přidej řádek: „Nejsi si jistý?
Zeptej se [jméno garanta] — a napiš mi, ať to doplníme do dokumentů."

Chci otestovat, jestli se držíš instrukcí. Odpověz na těchto pět
otázek a u každé jasně označ, jestli odpověď máš z dokumentů,
nebo ne:

1. [otázka, na kterou je odpověď v nahraných dokumentech]
2. [otázka, na kterou odpověď v dokumentech NENÍ, ale zní
   samozřejmě — např. „jaká je u nás výpovědní lhůta"]
3. [otázka, kde jsou v dokumentech dvě různá tvrzení]
4. [otázka na věc, která má schvalovací limit]
5. [otázka, kterou by se nováček zeptal špatně formulovanou —
   napiš ji hovorově a nepřesně]

U každé odpovědi napiš na konec: ZDROJ: [název dokumentu]
nebo ZDROJ: není v dokumentech.

Na základě nahraných dokumentů sestav startovní sadu pro nového
kolegu na pozici [pozice].

Vytvoř:
1. Dvacet otázek, které si podle dokumentů nováček bude
   v prvním týdnu klást — formulovaných tak, jak by je
   položil on, ne jak by je formuloval manuál.
2. Rozděl je do bloků: první den, první týden, první měsíc.
3. U každé otázky uveď dokument, ze kterého jde odpovědět.
4. Pět otázek, na které v dokumentech odpověď NENÍ a nováček
   se je má zeptat člověka — u každé napiš koho.

Výstup jako přehledný seznam, který můžu poslat v uvítacím e-mailu.

Potřebuju udělat [úkol, např. připravit nabídku pro nového klienta].
Nikdy jsem to tady nedělal.

Podle našich dokumentů mi napiš:
1. Postup krok za krokem, co mám udělat a v jakém pořadí.
2. Který systém nebo šablonu k tomu použít a kde ji najdu.
3. Kdo to schvaluje a v jakém limitu.
4. Co je na tom nejčastější chyba nebo na co si dát pozor.
5. Co z toho v dokumentech není a musím se doptat člověka —
   a koho konkrétně.

Piš, jako bych u vás byl třetí den a neznal zkratky.

Dostal jsem tenhle úkol a nejsem si jistý, jestli ho chápu správně:

[vlož zadání, e-mail nebo zprávu od kolegy]

Podle našich dokumentů mi vysvětli:
- co se po mně přesně chce a jak se pozná, že je to hotové
- jaké interní zkratky a názvy systémů se v zadání objevují
  a co znamenají
- jaký je u nás standardní postup pro tenhle typ úkolu
- jaké informace mi v zadání chybí a na co se mám doptat

Kde si nejsi jistý, protože to v dokumentech není, řekni to
a napiš, koho se mám zeptat.

Udělal jsem tohle:

[vlož svůj návrh — nabídku, e-mail klientovi, zápis, report]

Porovnej to s našimi šablonami a postupy a napiš:
1. V čem se to liší od naší standardní podoby (konkrétně,
   s odkazem na šablonu).
2. Co v tom chybí podle našich pravidel.
3. Co by u nás prošlo a co ne — a proč.
4. Jestli tu není něco, co překračuje moje kompetence
   a musí to schválit někdo jiný.

Nepřepisuj to za mě, jen mi řekni, co opravit.

Přikládám seznam otázek, na které náš onboardingový Projekt
za [poslední tři týdny] neuměl odpovědět:

[vlož seznam otázek]

Zpracuj to jako plán doplnění dokumentace:
1. Seskup otázky do tematických okruhů.
2. U každého okruhu urči, jestli chybí celý dokument,
   nebo jen část existujícího (a kterého).
3. Seřaď okruhy podle toho, kolik otázek se jich týkalo
   a jak velký problém způsobí špatná odpověď.
4. U tří nejdůležitějších navrhni osnovu dokumentu, který
   máme sepsat — nadpisy a odrážky, co v nich má být.
5. Označ okruhy, které nejspíš nikde napsané nejsou a žijí
   jen v hlavách lidí.

Nepiš dokumenty samotné, jen plán a osnovy.

Přikládám data z prvního měsíce onboardingu nové kolegyně
na pozici [pozice]:

Počet otázek na AI po týdnech: [čísla]
Počet otázek na kolegy po týdnech: [čísla]
Otázky bez odpovědi z dokumentů: [seznam]
Zpětná vazba nováčka: [vlož text]
Pro srovnání minulý nástup bez Projektu: [co si pamatuješ]

Vyhodnoť:
1. Co z těch čísel jde odpovědně tvrdit a co ne — buď opatrný,
   je to jeden člověk a krátké období.
2. Jak se v čase měnil poměr otázek AI ku kolegům a co to
   naznačuje.
3. Které typy otázek zůstávají na lidech a je to tak správně.
4. Tři konkrétní změny do dalšího nástupu, seřazené podle
   dopadu.

Nepřeceňuj význam dat z jednoho nástupu.

Projdi všechny dokumenty nahrané v tomto Projektu a připrav
podklad ke kvartální revizi:

1. Vypiš dokumenty a u každého uveď, z jakého je období —
   podle data v názvu, v textu nebo podle zmíněných údajů.
2. Označ dokumenty, které vypadají zastarale: odkazují na
   systémy, ceny, role nebo lidi, kteří se v jiných dokumentech
   už neobjevují.
3. Najdi rozpory: kde dva dokumenty tvrdí o stejné věci něco
   jiného. U každého rozporu uveď obě znění a názvy dokumentů.
4. Najdi místa, kde se odkazuje na dokument nebo přílohu,
   která v Projektu není.
5. Vypiš jména a role, které se v dokumentech objevují —
   ať můžu zkontrolovat, jestli ti lidé mají pořád tu agendu.

Nic nemaž ani neupravuj, jen mi dej seznam k rozhodnutí.
Řaď od nejrizikovějších nálezů.

Přikládám popis role, kterou po odcházejícím kolegovi přebírám,
a seznam dokumentů, které k ní existují:

Role a agenda: [popis]
Existující dokumenty: [seznam]
Kdo přebírá: [pozice, zkušenosti]

Připrav strukturovaný předávací dotazník:
1. Čtyřicet otázek na odcházejícího kolegu, rozdělených podle
   oblastí agendy — takových, na které odpověď není v žádném
   z uvedených dokumentů.
2. Zaměř se na: opakující se rutiny a jejich termíny, výjimky
   a dohody, které se nikde nepíšou, vztahy a kontakty
   (kdo na co reaguje, s kým se co domlouvá), rozdělaná práce,
   pasti a věci, které se pokazily v minulosti.
3. U každé otázky napiš, proč je důležitá — co se stane,
   když odpověď nebudu mít.
4. Deset otázek označ jako kritické, kdyby na předání
   zbyla jen hodina.

Neptej se na věci, které jsou v uvedených dokumentech.