Porada, která nežere den: kompletní systém s AI

Tady je výpis mých schůzek za poslední [4] týdny: název, den,
čas, délka, počet účastníků a moje role (svolávám / jsem zvaný).

[vložit výpis]

Udělej audit:
1. Spočítej celkový čas na schůzkách a přepočti ho na člověkohodiny
   (délka × počet účastníků). Seřaď schůzky podle člověkohodin,
   ne podle délky.
2. Najdi opakované schůzky, které se za sledované období konaly
   pokaždé se stejným okruhem lidí — u každé napiš, kolik
   člověkohodin ročně spotřebuje.
3. Označ schůzky, které se překrývají tématem nebo účastníky
   a nejspíš se dají sloučit.
4. Vypiš dny, kde mi mezi schůzkami nezbývá souvislý blok
   delší než 90 minut, a spočítej, kolik takových dnů mám.
5. U každé opakované schůzky navrhni jednu z variant: ZRUŠIT /
   ZKRÁTIT / ZŘEDIT (méně často) / NAHRADIT PSANÝM FORMÁTEM /
   PONECHAT — a jednou větou proč.

Body 1-4 spočítej z dat, která jsem vložil. V bodě 5 jde o návrh
k rozhodnutí, ne o závěr — napiš u každé i riziko, které
by zrušení přineslo.

Rušíme opakovanou poradu [název], [frekvence], [délka],
[počet] účastníků.

K čemu podle mě sloužila:
[popis — jaké informace tam kolovaly, co se tam rozhodovalo,
co by lidem chybělo]

Navrhni náhradu:
1. Jaký psaný nebo asynchronní formát pokryje každou z funkcí,
   které jsem vypsal — u každé konkrétní forma, kdo ji plní,
   jak často a kam se to zapisuje.
2. Šablona toho psaného formátu: jaké otázky mají lidé
   vyplňovat, maximálně 5, formulované tak, aby odpověď
   nešlo odbýt jednou větou o tom, že se pracuje.
3. Co zůstane nepokryté a kdy se kvůli tomu bude přece
   jen potřeba sejít — jednou větou spouštěč, ne pravidelný slot.
4. Oznámení pro tým na 6 vět: co rušíme, proč, kde se informace
   nově vezmou od kdy, a co mají lidé udělat.

U bodu 4 piš věcně a bez omluv. Nic neslibuj za mě —
kde je potřeba moje rozhodnutí, nech [DOPLNIT].

Připrav agendu porady. Vstupem jsou moje rozsypané podklady —
poznámky, útržky z mailů a věci, co se táhnou z minula.

Porada: [název], délka [60] minut, [pravidelná / jednorázová].
Účastníci a role: [jméno — role, …]
Co chci, aby po poradě platilo: [cíl jednou větou]

Podklady:
[vložit poznámky, výpisky z vláken, nedokončené body z minula]

Sestav agendu, kde je každý bod formulovaný jako otázka
k zodpovězení nebo rozhodnutí k učinění, ne jako téma.
U každého bodu uveď:
- otázku nebo rozhodnutí v jedné větě
- typ: ROZHODNUTÍ / VSTUPY (sbírám názory, rozhodnu později)
  / INFORMACE
- kdo bod uvádí a kdo je rozhodovatel (jedno jméno)
- časový limit v minutách
- co musí účastníci vědět předem, aby se dalo rozhodnout

Rozhodovací body dej do první poloviny. Součet časů nech
o 10 minut kratší, než je délka porady.

Zvlášť vypiš:
a) body, které podle podkladů nepotřebují poradu a stačí
   je vyřešit písemně — u každého navrhni formu
b) body, u kterých z podkladů není jasné, kdo rozhoduje

Zkontroluj tuhle agendu jako někdo, kdo bude na poradě sedět,
a vypiš nálezy. Nic nepřepisuj.

1. Body formulované jako téma, ne jako otázka nebo rozhodnutí.
2. Body, u kterých není jasné, jak poznáme, že jsou uzavřené.
3. Účastníci, kterých se netýká žádný bod agendy — u každého
   napiš, kterých bodů se týkají, a jestli by nestačilo pozvat
   je jen na tu část.
4. Body, které vyžadují podklad, jenž ještě neexistuje.
5. Odhad, jestli jsou časové limity realistické vzhledem
   k počtu účastníků a složitosti bodu; kde ne, napiš proč.

Agenda:
[vložit]

Připrav podklad k poradě [název], která je [datum].
Účastníci: [jména a role]. Rozhodnutí, která mají padnout:
[seznam z agendy].

Materiály:
[vložit dokumenty, čísla, mailová vlákna, výsledky analýz]

Napiš podklad, který se přečte do 5 minut:
1. Stav věci v maximálně 8 větách — co se od minule změnilo.
2. Ke každému rozhodovacímu bodu z agendy: v čem je problém,
   jaké jsou reálné varianty (u každé 2 věty), co mluví pro
   a proti, a co je potřeba znát, aby šlo rozhodnout.
3. Čísla, o která se rozhodnutí opírá — v tabulce, se zdrojem
   u každého údaje.
4. Tři otázky, na které si mají účastníci před poradou
   odpovědět sami za sebe.

Pravidla:
- vycházej výhradně z vložených materiálů
- nedoplňuj čísla ani závěry, které v podkladech nejsou;
  kde údaj chybí, napiš [CHYBÍ: co]
- žádné doporučení, kterou variantu zvolit — od toho je porada
- žádný úvod ani závěrečné shrnutí, rovnou obsah

Tady je agenda porady na [60] minut a počet účastníků: [7].

Rozděl čas mezi body a vrať tabulku:
bod | typ | minuty | proč tolik | co udělat, když čas dojde

Pravidla pro rozdělení:
- rozhodovací body dostanou víc času než informační
- u bodu, kde má promluvit každý účastník, počítej realisticky
  s [1] minutou na osobu plus čas na shrnutí
- na začátek dej 3 minuty na rekapitulaci úkolů z minula
- na konec nech 5 minut na projití úkolů a termínů
- nech 10 procent času jako rezervu, nerozdělenou

Ve sloupci „co udělat, když čas dojde“ napiš konkrétní postup:
uzavřít hlasováním / přesunout na příště / delegovat na dva lidi
mimo poradu / rozhodne [jméno] sám do [termín].

Součet minut se musí rovnat délce porady.

Ke každému rozhodovacímu bodu téhle agendy připrav dvě věci:

1. UZAVÍRACÍ OTÁZKU — jednu větu, kterou bod ukončím tak,
   aby odpovědí bylo rozhodnutí, ne další diskuse. Musí
   obsahovat konkrétní varianty, mezi kterými se volí.
2. ZÁCHRANNOU VARIANTU — co udělám, když ani po uzavírací
   otázce shoda nepadne: kdo rozhodne sám, do kdy, a co
   k tomu potřebuje.

Přidej ke každému bodu jednu větu, kterou naopak NEMÁM říct,
protože otevírá diskusi znovu (typicky obecná otázka na názor).

Agenda:
[vložit]

Z přiloženého přepisu udělej zápis uspořádaný podle agendy,
kterou přikládám, ne chronologicky.

Ke každému bodu agendy uveď:
- co bylo rozhodnuto (jednou větou, oznamovacím způsobem),
  kdo rozhodl a kdo výslovně souhlasil
- pokud rozhodnutí nepadlo, napiš NEUZAVŘENO a co k uzavření
  chybí, kdo to má dotáhnout a do kdy
- úkoly, které z bodu vyplynuly: akce se slovesem | jeden
  vlastník | termín

Na konec dej tři sekce:
NEPROBRANÉ BODY — co z agendy se vůbec neotevřelo
MIMO AGENDU — o čem se mluvilo a v agendě to nebylo
BEZ VLASTNÍKA — co se má udělat, ale nikdo si to nevzal

Vycházej výhradně z přepisu. Kde termín nebo vlastník nezazněl,
napiš TERMÍN NEZAZNĚL / VLASTNÍK NEJASNÝ — nedomýšlej.

Agenda:
[vložit]

Přepis:
[vložit]

Tady je zápis z minulé porady a to, co vím o stavu úkolů.

Zápis z [datum]:
[vložit]

Co se od té doby stalo (maily, zprávy, stav v úkolovníku):
[vložit]

Připrav mi úvodní blok na dnešní poradu:
1. Tabulka úkolů z minula: úkol | vlastník | termín |
   stav (HOTOVO / ROZPRACOVÁNO / NEZAČATO / STAV NEZNÁMÝ)
2. Úkoly po termínu, seřazené podle toho, jak dlouho jsou po něm.
3. Rozhodnutí z minula, která se mezitím ukázala jako sporná
   nebo je něco zpochybnilo — s citací toho, co to zpochybnilo.
4. Otevřené body z minula, které je dnes potřeba uzavřít,
   seřazené podle naléhavosti.
5. Tři otázky, kterými poradu otevřu.

Kde nemám informaci o stavu, napiš STAV NEZNÁMÝ a přidej
to do seznamu, na co se mám zeptat — nedomýšlej, že je hotovo.

Každý [čtvrtek v 8:00] připrav podklad na odpolední poradu
[název].

Postup:
1. Najdi v [úložiště / složka] poslední zápis z téhle porady.
2. Projdi moji poštu od data toho zápisu a najdi zprávy,
   které se týkají úkolů v něm uvedených.
3. Ke každému úkolu urči stav podle nalezených zpráv:
   HOTOVO / ROZPRACOVÁNO / BEZ ZMÍNKY.
4. Vypiš úkoly po termínu a u každého poslední zmínku
   s datem a odesílatelem.
5. Připoj tři otázky, kterými poradu otevřu.

Nic neodesílej a nikomu nepiš — výstup dej jen mně.
Kde si nejsi jistý stavem, napiš BEZ ZMÍNKY, nehádej.

Přikládám zápisy z porady [název] za poslední [3] měsíce.

Udělej analýzu série:
1. Témata, která se vrátila třikrát a víc, aniž by se uzavřela
   — u každého napiš, kdy se objevilo poprvé a co brání uzavření.
2. Rozhodnutí, která byla později změněna nebo zrušena —
   obě verze a odstup mezi nimi.
3. Rozdělení úkolů podle vlastníků: kdo dostává kolik a komu
   se termíny posouvají opakovaně.
4. Poměr rozhodnutí k celkovému času porad — kolik rozhodnutí
   padlo na hodinu porady.
5. Body, které se objevují v každé agendě a nikdy nevedou
   k rozhodnutí — kandidáti na vyřazení nebo na jinou formu.

U každého zjištění uveď, ze kterých zápisů vychází.
Kde je podkladů málo na závěr, napiš to místo odhadu.