Ranní rutina: koncepty odpovědí čekají, než přijdete

Přikládám 20 mailů, které jsem za poslední měsíc odeslal.
Jsou to skutečné odpovědi, jen s anonymizovanými jmény a firmami.

Zanalyzuj je a sestav mi „kartu tónu“, kterou budu dávat jako
podklad AI rutině, co mi bude psát koncepty odpovědí:

1. Jak oslovuju a jak se loučím — vypiš skutečné varianty
   a u každé napiš, ke komu ji používám.
2. Průměrná délka odpovědi ve větách, zvlášť pro klienty
   a zvlášť pro kolegy.
3. Obraty a slova, které používám opakovaně — moje typické
   formulace, podle kterých by mě člověk poznal.
4. Čemu se naopak vyhýbám (fráze, které se v mých mailech
   vůbec neobjevují).
5. Jak řeším odmítnutí, odklad termínu a špatnou zprávu —
   vypiš vzorec, ne jednotlivé maily.
6. Pět typů zpráv, které se v podkladu opakují nejčastěji,
   a moje standardní odpověď na každý z nich.

Výstup napiš jako hotový text pravidel v druhé osobě
(„Píšeš stručně, maximálně…“), ať ho můžu rovnou použít
jako instrukci. Nepřikrášluj mě — popiš, jak píšu doopravdy.

Tady je moje karta tónu a seznam skupin adresátů:
[vložit kartu]

Skupiny: klienti, kolegové, nadřízený, dodavatelé, úřady.

Pro každou skupinu napiš:
- oslovení a rozloučení přesně tak, jak je mám používat
- tři pravidla stylu (délka, míra formálnosti, co nesmí chybět)
- jednu ukázkovou odpověď na modelovou situaci
  „posun termínu o týden“ — stejný obsah, pět různých podání
- jednu větu, kterou by rutina v téhle skupině napsat neměla,
  a vysvětlení proč

Ukázky piš mým hlasem podle karty, ne obecnou obchodní češtinou.
Nepoužívej fráze typu „v dnešní době“ nebo „neváhejte
mě kontaktovat“.

Doplň mi do pravidel ranní e-mailové rutiny sekci „výjimky“.
Kontext: [role, obor, typ firmy]. Rutina bude číst poštu
a připravovat koncepty odpovědí, které pak schvaluju ručně.

Navrhni seznam situací, u kterých rutina NESMÍ psát koncept
a má zprávu jen vypsat do souhrnu s poznámkou proč.
Vycházej z těchto kategorií a doplň další, které tě napadnou:
- právní věci, reklamace, stížnosti, výpovědi
- personální agenda: mzdy, hodnocení, ukončení spolupráce
- zdravotní údaje a osobní záležitosti kolegů
- cokoli, kde se nabízí cena, sleva nebo smluvní podmínka
- konflikty a emočně vypjaté zprávy
- zprávy od adresátů, které mám na seznamu „vždy ručně“
- vlákna delší než [10] zpráv, kde hrozí, že AI mine kontext

U každé položky napiš:
1. jak takovou zprávu rozpoznat (podle čeho, ne obecně)
2. co má rutina místo draftu udělat
3. jednu falešně pozitivní situaci — kdy to jako výjimka
   vypadá, ale ve skutečnosti je to běžná zpráva

Výstup jako seznam pravidel v rozkazovacím způsobu.

Připoj se k mojí poště a projdi zprávy z posledních 24 hodin.
Nic neukládej, nic neoznačuj, žádný koncept nevytvářej —
tenhle běh je jen na čtení.

Vrať tabulku se sloupci:
odesílatel (jméno, ne adresa) | předmět | do jaké skupiny
adresátů patří podle mých pravidel | vyžaduje odpověď
ano/ne/nejistý | pokud ano, o čem by odpověď byla (jedna věta)
| pokud jsem si nejistý, co mi chybí k rozhodnutí

Pod tabulku napiš tři věci:
1. kolik zpráv jsi celkem viděl a za jaké období
2. u kterých zpráv se moje pravidla nedala použít
   a proč — buď chybí pravidlo, nebo si odporují
3. co bys do pravidel doplnil, abys příště nemusel hádat

Nic si nedomýšlej. Když k rozhodnutí nemáš dost informací,
napiš „nejistý“ a důvod.

Každý pracovní den ráno projdi moji pracovní poštu a připrav
koncepty odpovědí. Postupuj přesně takhle:

1. ROZSAH
Projdi zprávy doručené od [18:00 předchozího pracovního dne]
do teď. Ber jen složku Doručená pošta, ignoruj Spam,
Odeslané a složky [Personální, Právní, Archiv].
Vlákna, kde jsem už odpověděl jako poslední, přeskoč.

2. TŘÍDĚNÍ
Každou zprávu zařaď do jedné ze tří skupin:
a) DRAFT — někdo se mě na něco ptá, něco po mně chce,
   čeká se na mou reakci
b) PŘESKOČIT — newslettery, notifikace ze systémů,
   automatické potvrzení, kopie na vědomí bez dotazu na mě
c) JEN NAHLÁSIT — spadá do mých výjimek (viz pravidla),
   nebo si nejsi jistý zařazením

3. PSANÍ KONCEPTŮ
U skupiny DRAFT napiš odpověď podle mé karty pravidel:
- drž tón podle skupiny adresáta (klient / kolega /
  nadřízený / dodavatel / úřad)
- maximálně [5] vět, pokud si věc nežádá víc; delší draft
  jen tam, kde odpovídáš na víc otázek najednou
- odpovídej na VŠECHNY otázky ze zprávy, žádnou nevynechej
- projdi předchozí korespondenci s tímto člověkem a naváž
  na to, co jsme se domluvili naposledy
- když se řeší termín, podívej se do mého kalendáře
  a navrhni čas, který mám skutečně volný
- nikdy neslibuj cenu, slevu ani smluvní podmínku;
  místo toho napiš „[DOPLNIT: cenová nabídka]“
- kde ti chybí informace, kterou znám jen já, nevymýšlej ji
  a nech na jejím místě hranatou závorku [DOPLNIT: co]
- podepiš se [podpis]

4. ULOŽENÍ
Každý koncept ulož do složky Koncepty jako odpověď
do správného vlákna. NIKDY nic neodesílej. Žádnou zprávu
nemaž, nearchivuj a needituj.

5. SOUHRN
Na konci mi napiš krátký přehled:
- kolik zpráv jsi prošel a za jaké období
- seznam připravených konceptů: odesílatel, téma,
  jednou větou co koncept říká, a jestli obsahuje [DOPLNIT]
- seznam JEN NAHLÁSIT s důvodem, proč jsi koncept nepsal
- co ti k rozhodování chybělo v pravidlech
Souhrn seřaď podle naléhavosti, nejdřív to, co hoří.

Tady je 30 mých odeslaných odpovědí z posledního čtvrtletí:
[vložit, jména a firmy anonymizované]

Najdi opakující se typy dotazů a pro pět nejčastějších
připrav kostru odpovědi, kterou bude používat moje ranní
rutina. U každé kostry:
- název situace (jak ji rutina pozná ve zprávě)
- text odpovědi s hranatými závorkami tam, kde se doplňuje
  konkrétní údaj
- co musí rutina ověřit, než kostru použije
- kdy kostru NEPOUŽÍT a napsat odpověď na míru

Kostry piš mým hlasem podle přiložených mailů.
Nedělej z nich formuláře — mají znít jako mail od člověka,
ne jako automatická odpověď.

Projdi moji poštu za posledních [24 hodin] a napiš mi ranní
brífink, ne seznam mailů. Chci vědět, na co si mám dát pozor.

Struktura:
1. HOŘÍ — věci, kde hrozí, že něco propásnu (termín dnes
   nebo zítra, někdo čeká už druhý den, eskalace).
   U každé napiš, co se stane, když to dnes neudělám.
2. ČEKÁ NA MĚ — kde jsem já ta překážka, kvůli které
   se něco nehne dál.
3. ČEKÁM JÁ — komu jsem psal a neodpověděl mi;
   u každého kolik dní to je.
4. MŮŽE POČKAT — jednou větou, ať vím, že to existuje.

Nepiš shrnutí každého mailu, piš, co z toho pro mě plyne.
Když si nejsi jistý naléhavostí, radši ji nadhodnoť
a napiš proč. Maximálně jedna obrazovka textu.

Tady je můj deník oprav za tenhle týden — poznámky k tomu,
co jsem v konceptech od ranní rutiny opravoval:

[vložit seznam poznámek]

A tady jsou moje současná pravidla:
[vložit kartu pravidel]

Udělej tři věci:
1. Seskup opravy podle příčiny: chybějící pravidlo,
   špatně formulované pravidlo, správné pravidlo špatně
   pochopené, nebo jednorázová věc, ze které pravidlo
   dělat nemám.
2. Navrhni konkrétní úpravy pravidel — u každé napiš
   starou a novou formulaci vedle sebe a jednou větou
   proč. Úpravy piš tak, aby si neodporovaly se zbytkem.
3. Označ pravidla, která jsou podle deníku zbytečná
   nebo se nikdy neuplatnila — navrhni je vyhodit.

Nezvyšuj počet pravidel za každou cenu. Když jde stejnou
věc vyřešit úpravou existujícího pravidla, udělej to.
Cílový rozsah karty je nejvýš [jedna A4].

Udělej retrospektivu naší ranní e-mailové rutiny za tenhle
týden. Máš přístup k mým konceptům i k odeslané poště,
tak porovnej, co jsi připravil, s tím, co jsem doopravdy
odeslal.

Vrať:
1. ČÍSLA: kolik konceptů jsi za týden připravil, kolik jsem
   jich odeslal beze změny, kolik s úpravou, kolik jsem
   smazal a napsal znovu sám.
2. VZORCE V ÚPRAVÁCH: co nejčastěji měním? Rozliš, jestli
   jde o tón, délku, obsah, nebo strukturu. U každého
   vzorce dej dva konkrétní příklady „tvoje verze /
   moje verze“.
3. SMAZANÉ KONCEPTY: u každého odhadni, proč jsem ho
   nepoužil, a napiš, jestli jsi ho vůbec měl psát.
4. PŘEHLÉDNUTÉ: zprávy, na které jsem odpovídal ručně
   a ty jsi k nim koncept nepřipravil — proč?
5. NÁVRH: tři konkrétní změny v pravidlech nebo v zadání
   rutiny, které by mi příští týden ušetřily nejvíc práce.
   Seřaď je podle dopadu.

Buď kritický ke své práci. Nechci slyšet, že to šlo dobře,
chci vědět, kde to drhne.

Připrav mi podklad na čtvrtletní kontrolu mojí e-mailové
rutiny. Vypiš:

1. Ke kterým službám a datům máš aktuálně přístup a co
   s nimi v rámci téhle rutiny reálně děláš.
2. Které z těch přístupů rutina za poslední čtvrtletí
   ani jednou nevyužila.
3. Co všechno rutina do mé pošty zapisuje (koncepty,
   štítky, cokoli dalšího) a kam přesně.
4. Které složky má vyloučené a jestli seznam odpovídá
   mým pravidlům — vypiš rozdíly.
5. Tři otázky, které bych si měl v rámci kontroly položit
   a na které mi ty odpovědět neumíš.

Nic neměň, jen vypiš stav. Kde si nejsi jistý,
napiš „nevím“ místo odhadu.