Večerní rutina: AI vytáhne z pošty všechno, co jste komu slíbili

Přikládám 30 mailů, které jsem za poslední měsíc odeslal, a 10,
které jsem dostal. Jména a firmy jsou nahrazené značkami.

Sestav mi „slovník závazků“, který budu dávat jako podklad
večerní rutině, co z pošty vytahuje sliby.

1. Vypiš všechny formulace, kterými v těch mailech něco slibuju.
   U každé uveď, kolikrát se objevila a jestli u ní bývá termín.
2. Rozděl je do tří skupin: tvrdý závazek (jasné co a kdy), měkký
   závazek (jasné co, chybí kdy), zdvořilostní fráze.
3. U sporných formulací napiš, proč jsou sporné, a polož mi
   otázku, podle které se rozhodnu, kam je zařadit.
4. Totéž udělej pro přijaté maily: jakými slovy mně lidé slibují.
5. Na konec napiš 10 vět z podkladu, které vypadají jako slib,
   ale podle kontextu jím nejsou — a vysvětli u každé proč.

Nepřidávej formulace, které v podkladu nejsou. Nezobecňuj
z jednoho výskytu — když se obrat objevil jen jednou, označ ho
jako ojedinělý.

Připoj se k mojí poště a projdi zprávy odeslané i přijaté
za dnešek. Nic nezakládej, nic neoznačuj, nikam nic neukládej —
tenhle běh je jen na čtení.

Vrať tabulku se sloupci:
zdroj (odeslaná / přijatá) | protistrana (jméno, ne adresa) |
věta, ve které vidíš závazek, v přesném znění | typ (můj závazek /
cizí závazek / otevřená otázka) | tvrdý / měkký / nejistý |
termín, pokud zazněl | jistota (vysoká / střední / nízká)

Pod tabulku napiš:
1. kolik zpráv jsi celkem prošel a za jaké období
2. tři věty, u kterých ses rozhodoval nejdéle, a proč
3. co ti v mých pravidlech chybělo

Doslovné znění věty uveď vždy, ať si můžu ověřit, že sis ji
nedomyslel. Když si nejsi jistý, použij „nejistý“ a napiš důvod.

Tady je zápis (nebo přepis) ze schůzky:
[vložit zápis]

Účastníci a jejich role: [seznam]. Já jsem [jméno].

Vytáhni z toho jen závazky, nic jiného. Pro každý napiš:
- kdo je zavázaný, jménem; když to z textu nejde určit, napiš
  „vlastník neurčen“ a cituj větu, ze které to nejde poznat
- co konkrétně má udělat, v jedné větě slovesem
- termín, jen pokud v zápisu skutečně zazněl
- doslovnou větu ze zápisu, ze které závazek vyplývá

Pak přidej dvě krátké sekce:
A) ROZHODNUTÍ, která na schůzce padla (ne úkoly — rozhodnutí)
B) OTEVŘENÉ VĚCI: co se probíralo a neuzavřelo, u každé napiš,
   kdo by měl rozhodnout

Nepřidávej úkoly, které dávají logicky smysl, ale nikdo je
nevyslovil. Když schůzka skončila bez jediného závazku,
napiš to místo hledání za každou cenu.

Každý pracovní den v [17:30] projdi moji poštu a dnešní schůzky
a sestav mi shrnutí dne se závazky. Postupuj přesně takhle:

1. ROZSAH
Projdi zprávy odeslané i přijaté od [dnes 00:00] do teď
a zápisy ze schůzek, které mám dnes v kalendáři.
Vynech složky [Personální, Právní, Archiv] a rozesílky,
notifikace ze systémů a automatické odpovědi.

2. CO HLEDAT
Podle mého slovníku závazků (viz pravidla projektu) vytáhni:
a) MOJE SLIBY — co jsem dnes komu slíbil
b) SLIBY MNĚ — co dnes někdo slíbil mně, a pokud slib padl dřív,
   i to, jak dlouho na něj čekám
c) ČEKÁ NA MOU ODPOVĚĎ — zprávy starší [2 dnů], kde se ptají
   mě a já jsem neodpověděl
d) NEJISTÉ — věty, u kterých si nejsi jistý, jestli jde
   o závazek, nebo o zdvořilost

3. PRAVIDLA PŘESNOSTI
- U každé položky uveď doslovnou větu, ze které závazek vyplývá,
  a odkaz na zprávu nebo zápis.
- Termín uveď jen tehdy, když v textu skutečně zazněl. Když
  nezazněl, napiš „termín neuveden“. NIKDY termín nedopočítávej
  ani neodhaduj z kontextu.
- Nepřepisuj celé pasáže zpráv. Jedna citovaná věta a shrnutí
  vlastními slovy stačí.
- Když si nejsi jistý, zařaď položku do NEJISTÉ místo hádání.

4. FORMÁT
Vrať přehled v tomto pořadí a nic k němu nepřidávej:
- jedna věta o dnešku: kolik zpráv, kolik schůzek, kolik závazků
- MOJE SLIBY (seřazeno podle termínu, nejbližší nahoře)
- SLIBY MNĚ (seřazeno podle toho, jak dlouho čekám)
- ČEKÁ NA MOU ODPOVĚĎ
- NEJISTÉ
- jedna věta: co z dneška hoří nejvíc
Celé se to musí vejít na jednu obrazovku. Když je položek moc,
zkrať popisy, ne počet položek.

5. NÁVRHY ÚKOLŮ
Pro každou položku ze sekce MOJE SLIBY a ČEKÁ NA MOU ODPOVĚĎ
založ v úkolovníku návrh úkolu do projektu [Ke schválení]
se štítkem [navrh]. Ze sekce NEJISTÉ nezakládej nic.
Nikdy neodesílej žádnou zprávu, nic nemaž, nic neoznačuj
jako přečtené a neupravuj kalendář.

Uprav způsob, jakým zakládáš návrhy úkolů z večerního přehledu.
Každý návrh musí mít tuhle podobu:

NÁZEV: sloveso v infinitivu + co + pro koho, maximálně 60 znaků.
Příklad: „Poslat cenovou nabídku — Nováková, ABC“

POPIS (přesně tyhle čtyři řádky, nic navíc):
Zdroj: [typ zdroje a datum, např. mail 12. 8. 14:22]
Doslovně: [věta, ze které závazek vyplývá]
Termín: [datum, nebo „neuveden“]
Odkaz: [odkaz na zprávu nebo zápis]

TERMÍN V ÚKOLOVNÍKU: nastav jen tehdy, když termín zazněl.
Když nezazněl, nech úkol bez data — nedávej „dnes“ ani „zítra“.
PRIORITU nenastavuj, určuju ji já při schvalování.
ŠTÍTEK: [navrh]. PROJEKT: [Ke schválení].

Nikdy nezakládej úkol z položky, kterou jsi označil jako nejistou.
Nikdy nezakládej úkol na věc, kterou jsem podle pošty už udělal.

Připrav mi ranní schvalovací dávku z včerejších návrhů.

Vypiš je jako číslovaný seznam, jeden řádek na položku, formát:
[číslo] [termín nebo „bez termínu“] [název] — [protistrana]

Pod seznam dej ke každé položce jednu větu: proč sis myslel,
že jde o závazek (doslovná citace stačí).

Pak počkej na moji odpověď ve tvaru: čísla k potvrzení, čísla
ke smazání, čísla k úpravě i s tím, co změnit. Například:
„potvrdit 1,3,5 / smazat 2 / upravit 4: termín na pátek“.

Podle ní potvrzené přesuň do projektu [hlavní] a odeber štítek
[navrh], smazané smaž, upravené uprav a přesuň. Nic jiného neměň.
Po provedení napiš jednou větou, co jsi udělal, a u smazaných se
zeptej, jestli z toho mám vyvodit pravidlo do slovníku závazků.

Udělej retrospektivu naší večerní rutiny za tenhle týden.
Máš přístup k návrhům, které jsi založil, k mým úkolům
a k mojí poště.

Vrať pět bloků:

1. ČÍSLA: kolik návrhů jsi za týden založil, kolik jsem jich
   potvrdil, upravil a smazal. U upravených napiš, co jsem
   nejčastěji měnil (název / termín / obojí).

2. FALEŠNÉ POPLACHY: seskup smazané návrhy podle příčiny —
   zdvořilostní fráze, vytržení z kontextu, závazek někoho jiného
   než mě, věc, kterou jsem už udělal, duplicita. U každé skupiny
   dva příklady s doslovnou větou.

3. PŘEHLÉDNUTÉ: projdi moji odeslanou poštu za týden a najdi
   závazky, které jsem vyslovil a ty jsi je nezachytil.
   U každého napiš, proč podle tebe propadl.

4. TERMÍNY: byl někde termín uvedený, aniž by ve zdrojové zprávě
   zazněl? To je nejzávažnější chyba, vypiš ji přednostně.

5. NÁVRH: tři změny ve slovníku závazků nebo v zadání rutiny,
   seřazené podle dopadu. U každé starou a novou formulaci vedle
   sebe a k tomu riziko: jaký typ skutečného slibu by mi po téhle
   změně mohl propadnout.

Nezvyšuj počet pravidel za každou cenu — když jde stejnou věc
vyřešit úpravou existujícího pravidla, udělej to. Cílový rozsah
slovníku je nejvýš [jedna A4]. Buď kritický ke své práci:
nechci slyšet, že to šlo dobře, chci vědět, kde to drhne.

Připrav mi seznam výluk pro večerní rutinu.
Kontext: [role, obor, typ firmy]. Rutina čte poštu a zápisy
ze schůzek a zakládá návrhy úkolů.

Navrhni, které zdroje a typy obsahu má rutina úplně vynechat.
Vyjdi z těchto okruhů a doplň další: personální agenda (mzdy,
hodnocení, nábor, ukončení spolupráce), právní věci a stížnosti,
zdravotní a osobní záležitosti kolegů, obchodní jednání ve fázi
vyjednávání ceny, adresáti na mém seznamu „vždy ručně“.

U každé položky napiš:
1. jak takový obsah rozpoznat konkrétně (podle složky, štítku,
   adresáta nebo účastníků schůzky), ne obecným popisem
2. jestli jde vyloučit celou složku, nebo je potřeba pravidlo
   uvnitř zadání
3. jednu falešně pozitivní situaci: kdy to jako citlivá věc
   vypadá, ale je to běžná provozní zpráva

Výstup napiš jako seznam v rozkazovacím způsobu, ať ho můžu
vložit rovnou do zadání rutiny.