Šablony odpovědí z vlastní odeslané pošty: rozbor, extrakce, údržba

Vkládám 40 svých odeslaných mailů z jednoho typu situace.
Jména, firmy a částky jsem nahradil zástupnými výrazy.

[vlož maily oddělené řádkem ---]

Než začneš cokoli psát, odpověz mi na dvě věci:
1. Sedí všechny maily do jednoho typu situace, nebo je mezi
   nimi víc různých? Když víc, rozděl je do skupin a napiš,
   podle čeho.
2. Zůstalo v textech něco, co vypadá jako konkrétní údaj —
   jméno, adresa, částka, číslo smlouvy, název projektu?
   Vypiš to i s tím, kde to je.

Teprve až mi na tohle odpovíš, budeme pokračovat.

Projdi mou ODESLANOU poštu za období [od data] až [do data].
Vynech maily adresované na [domény/adresy k vynechání] a všechno,
co se týká [personálních věcí, právních sporů, soukromí].

Udělej inventuru toho, co reálně píšu:

1. Rozděl odeslané maily do 8–12 typů podle SITUACE, kterou
   řeší (ne podle tématu ani podle klienta). Typ definuj
   jednou větou začínající slovesem.
2. U každého typu uveď: kolik mailů do něj spadá, jaký je to
   podíl z celku, průměrnou délku ve znacích a jak často
   se vyskytuje (za týden nebo za měsíc).
3. Seřaď typy podle celkového objemu psaní, tedy počet krát
   průměrná délka — ne podle počtu.
4. Vypiš maily, které se do žádného typu nevešly, a napiš,
   jestli jde o skutečně jedinečné situace, nebo o typ,
   který jsi jen nerozpoznal.
5. U tří nejobjemnějších typů vypiš 5 konkrétních příkladů
   (jen předmět a datum, ať si je můžu dohledat).

Nic zatím nepiš ani nenavrhuj. Jen inventura.

Z inventury vezmi 10 nejobjemnějších typů a udělej odhad
časové náročnosti:

1. U každého typu odhadni, kolik minut mi průměrně zabere
   napsat jeden takový mail. Vyjdi z délky textu a z toho,
   kolik rozhodování vyžaduje (rutinní potvrzení vs. odpověď,
   nad kterou se musím zamyslet). Napiš, z čeho odhad počítáš.
2. Spočítej roční čas u každého typu a celkem.
3. Odhadni, kolik z toho by ušetřila dobrá šablona — u typů,
   kde je většina textu pokaždé stejná, víc; u typů, kde je
   pokaždé jiná podstata, skoro nic.
4. Seřaď typy podle toho, kolik času by šablona ušetřila,
   a vyznač, u kterých se šablona nevyplatí a proč.

Buď střízlivý, ne optimistický. Kde odhaduješ, napiš to.

Vezmi typ „[název typu z inventury]“ a projdi všechny maily,
které do něj spadají.

Vrať:
1. Kostru: jaké části se opakují napříč všemi maily a v jakém
   pořadí (např. pozdrav, uznání situace, fakta, návrh, termín,
   rozloučení). U každé části napiš, v kolika procentech mailů se
   vyskytuje.
2. Co je pokaždé jiné — vypiš to jako seznam proměnných.
3. Tři až pět mých formulací, které se v tomhle typu opakují
   doslova nebo skoro doslova. Cituj přesné znění.
4. Nejlepší a nejhorší příklad z těch mailů podle toho, jak
   jasně sdělují, co po adresátovi chci. U obou napiš proč.
5. Nekonzistence: kde se maily téhož typu zásadně liší tónem
   nebo strukturou, a co ten rozdíl pravděpodobně způsobilo.

Nic nepřepisuj, jen popiš, co vidíš.

Z mých odeslaných mailů (vzorek napříč typy, aspoň 50 zpráv)
sestav profil mého psacího stylu. Popiš, jak PÍŠU, ne jak bych
psát měl:

- oslovení a pozdrav: jaké varianty používám a kdy kterou
- rozloučení: přesné znění a jak často které
- délka: průměrná délka mailu a odstavce, kolik odstavců
- tykání a vykání, míra formálnosti podle typu adresáta
- typické obraty a slova, která používám nadprůměrně často
  (cituj konkrétní příklady)
- čím obvykle mail otevírám a čím ho zakončuju
- jak formuluju žádost, jak omluvu a jak odmítnutí
- interpunkce a zvyklosti: pomlčky, vykřičníky, emotikony,
  odrážky, tučné písmo

Na konci napiš 5 vět, které bych podle tebe NIKDY nenapsal,
a vysvětli proč. Nehodnoť, jestli je můj styl dobrý.

Vytvoř šablonu pro typ „[název typu]“.

Zdroj: moje skutečné odeslané maily tohoto typu.
Můj styl: [vlož profil z předchozího kroku].

Tvrdá pravidla:
- Vycházej VÝHRADNĚ z mých formulací. Nepřidávej fráze,
  které jsem nikdy nepoužil, ani když by zněly lépe.
- Zachovej můj pozdrav, rozloučení, míru zdvořilosti,
  délku vět i strukturu odstavců.
- Nepřepisuj do spisovnější podoby. Když píšu „dík“, ať
  je tam „dík“.
- Místa k doplnění dej do hranatých závorek a pojmenuj je
  konkrétně: [jméno], [datum], [částka], [důvod posunu].
- Šablona má maximálně dva odstavce. Když se to nevejde,
  řekni mi to a navrhni, co vypustit.

Vrať:
1. Samotnou šablonu, včetně předmětu mailu
2. Seznam všech závorek s vysvětlením, co do nich patří
3. Dvě varianty, když dává smysl (např. měkčí a důraznější) —
   jinak napiš, že jedna stačí
4. Ke každé části šablony jednu poznámku, ze kterého z mých
   mailů jsi ji vzal

Pro typ „[složitý typ, např. odpověď na reklamaci]“ nedělej
hotový text, ale osnovu odpovědi.

Vyjdi z mých nejlepších mailů tohoto typu (ty, po kterých
se situace vyřešila) a popiš:
1. Kostru po částech: co má být v jaké části a jak dlouhá má být
2. U každé části jednu až dvě moje skutečné formulace jako
   ukázku tónu — s poznámkou, že jde o příklad, ne o text
   k okopírování
3. Co v téhle situaci NIKDY nepsat (podle toho, po kterých
   mých mailech se situace naopak zhoršila)
4. Tři otázky, které si mám zodpovědět, než začnu psát

Výstup ať se vejde na půl stránky a dá se přečíst za minutu,
když mi na stole hoří reklamace.

Projdi tuhle šablonu a najdi všechno, co pochází z jednoho
konkrétního případu a nemá v šabloně co dělat:

[vlož šablonu]

Vypiš:
1. Jména osob, názvy firem, projektů a produktů
2. Částky, čísla smluv, faktur a objednávek
3. Konkrétní data a termíny
4. Interní informace (jména kolegů, popis interních procesů,
   důvody, které klient nemá znát)
5. Formulace, které dávají smysl jen v jednom konkrétním
   kontextu, i když nic neprozrazují

U každého nálezu navrhni, čím ho nahradit: buď hranatou
závorkou, nebo obecnou formulací, nebo vypustit.
Nic sám neupravuj, jen vypiš — přepíšu si to sám.

Zkrať tuhle šablonu na maximum, aniž bys změnil můj styl:

[vlož šablonu]

Postupuj takhle:
1. Označ věty, které nenesou informaci ani vztah — zdvořilostní
   vata, opakování toho, co už je v předchozí větě, vysvětlování
   samozřejmostí.
2. Navrhni zkrácenou verzi. Cíl: [např. do 600 znaků].
3. Vedle sebe ukaž původní a zkrácenou verzi po odstavcích,
   ať vidím, o co jsem přišel.
4. Napiš, co se zkrácením ztratilo — a jestli to podle tebe
   vadí, nebo ne.

Neměň můj pozdrav, rozloučení ani hranaté závorky.
Nepřidávej nic nového.

Mám těchhle 9 šablon: [vypiš názvy typů].

Navrhni pro ně systém zkratek do textového expanderu:
- společná předpona, která se v běžné češtině nevyskytuje
- 2–3 písmena podle situace, odvozená tak, aby se daly
  odhadnout i za tři měsíce
- žádné dvě zkratky, které jdou splést
- ke každé zkratce jednou větou, kdy ji použít

Zkontroluj, že žádná zkratka není součástí běžného českého
slova ani zkratky, kterou píšu v práci.
Vrať to jako tabulku: zkratka | typ | kdy použít.

Před třemi měsíci jsem si udělal těchhle 9 šablon:
[vypiš názvy typů a u každé jednu větu, co řeší]

Projdi mou odeslanou poštu za poslední 3 měsíce a vyhodnoť:

1. Které typy mailů se pořád opakují a odpovídají existující
   šabloně — u každé uveď, kolikrát.
2. Které šablony neodpovídají ničemu, co jsem za tři měsíce
   napsal (kandidáti na vyřazení).
3. Jaký NOVÝ opakující se typ mi přibyl a šablonu na něj nemám —
   aspoň s pěti výskyty.
4. U šablon, které používám: liší se moje skutečné maily od
   šablony? Vypiš, co pokaždé dopisuju nebo mažu — to patří
   do aktualizované verze.
5. Změnil se za tu dobu můj styl (délka, tón, oslovení)?

Nic nepřepisuj. Vrať přehled a doporučení, co s každou šablonou:
ponechat / upravit / vyřadit / doplnit novou.

Porovnej dvě období mé odeslané pošty:
A) [3 měsíce před zavedením šablon: od—do]
B) [poslední 3 měsíce: od—do]

Vrať srovnání:
1. Počet odeslaných mailů v každém období celkem a u typů,
   na které mám šablonu.
2. Průměrná délka mailu u těchhle typů v obou obdobích.
3. Průměrná doba mezi přijetím zprávy a mou odpovědí
   u těchhle typů — pokud to jde z metadat zjistit.
4. Konzistence: liší se maily téhož typu mezi sebou víc
   v období A, nebo B? Popiš, v čem.
5. Kde se čísla nezměnila nebo zhoršila, a co to podle tebe
   znamená.

U každého údaje napiš, jak jsi ho spočítal. Kde data nestačí
na spolehlivý závěr, napiš to místo odhadu.