Rutiny v Claude: pošta se roztřídí a koncepty napíšou, než přijdete

Většina lidí zůstane u AI na první úrovni: otevřou chat, něco se zeptají, okno zavřou. Skutečný skok nastane až ve chvíli, kdy AI přestane čekat na vaši otázku. Claude umí úlohu spouštět opakovaně podle rozvrhu — a když má přes konektor přístup k poště a kalendáři, pracuje i tehdy, když u počítače nikdo nesedí. Popíšete pravidla jednou, přirozeným jazykem, a od té chvíle vás ráno čekají hotové koncepty a večer přehled toho, co jste komu slíbili.

Tenhle text je rozcestník celé stavby. Provede vás od úplně prvního připojení konektoru — co Claude uvidí a co ne — přes jednu opatrně malou první rutinu až po sadu čtyř, které společně drží týden pohromadě. U každé ze čtyř rutin je tady stručný recept a odkaz na samostatný návod, kde je rozepsaná do detailu. Navíc obsahuje to, co v jednotlivých návodech nenajdete: jak spravovat víc rutin najednou, jak je ladit, když začnou vracet nesmysly, a jak oprávnění zase odebrat.

Nad celým návodem platí jediná tvrdá hranice, kterou nikdy neopustíme: Claude smí připravit cokoli, odesílá, platí a maže výhradně člověk. Rutina, která má právo poslat mail vaším jménem, není úspora času, je to riziko čekající na den, kdy si špatně vyloží jednu větu. Všechno, co bude dál, je postavené tak, aby výstupem byl vždycky návrh ke schválení.

Vzorová situace

Vedoucí projektů Hana chodí do práce na 8:15. Do té doby se jí nasbírá kolem třiceti mailů: šest newsletterů, osm zpráv na vědomí, deset, které chtějí odpověď, a čtyři, které se ptají na termín, jenž si musí ověřit v kalendáři. Dopoledne jí odejde hodina na poštu, i když sama nic nového nevymyslela — jen přepisovala to, co už jednou napsala minulý týden. Odpoledne na ni čeká druhá daň: kolem 17:00 si zkouší vybavit, co komu během dne slíbila, a dvakrát týdně na něco zapomene.

Po nasazení čtyř rutin vypadá její týden jinak. V 6:30 Claude projde nové zprávy, oddělí newslettery od věcí, které něco chtějí, a u devíti mailů založí koncept odpovědi — u čtyř z nich s termínem ověřeným v jejím kalendáři. Hana v 8:15 otevře složku Koncepty: šest odešle beze změny, dva upraví, jeden smaže. Hotovo za 25 minut místo hodiny. V 17:30 dorazí shrnutí dne: co dnes komu slíbila, na co čeká ona, a čtyři návrhy úkolů označené „ke schválení“. Ve středu ráno jí přijde seznam sedmi konverzací, kde už pět dní nikdo neodpověděl, s připravenými urgencemi. V pátek v 15:00 týdenní přehled: co se dotáhlo, co se táhne třetí týden a co příští týden narazí na dva dny školení.

Součet po měsíci: zhruba 45 minut denně, které dřív spolykal přepis a vzpomínání. A jeden méně měřitelný rozdíl — Hana přestala odcházet z práce s pocitem, že na něco zapomněla, protože to za ni každý večer někdo vypsal.

Fáze 1: konektory — co Claude uvidí a co ne

Konektor je propojení mezi Claude a vaší službou: Gmail, Google Kalendář, Drive, Notion, Slack a další. Technicky za tím stojí protokol MCP, prakticky je to zásuvka — podrobněji ve vysvětlení konektorů. Pro rutiny jsou konektory nepostradatelné: bez nich by Claude nad poštou nic nezmohl, protože by k ní neměl přístup.

Připojení krok za krokem

Na claude.ai otevřete nastavení konektorů, najděte Gmail a Google Kalendář a připojte je. Přihlášení proběhne přes váš vlastní účet u Googlu — Claude nikdy nedostane vaše heslo, dostane pověření vydané službou, které jde kdykoli zrušit. Při připojení uvidíte obrazovku s výčtem oprávnění; přečtěte si ji, nepřeklikávejte. Je to jediný moment, kdy je ten seznam vidět pohromadě.

Pořadí, které se osvědčilo: nejdřív kalendář (méně citlivý, hned vidíte, jestli rutiny fungují), pak pošta. A začněte na účtu, kde vám případný nepořádek nevadí — pokud máte pracovní i osobní schránku, zkoušejte na osobní.

Co Claude vidí

Vidí to, k čemu jste mu dali přístup, a jen tehdy, když běží úloha nebo konverzace, která se na to ptá. U pošty to typicky znamená předměty, těla zpráv, odesílatele a příjemce v rozsahu, který si vyžádá — proto se vyplatí rozsah zúžit hned v zadání rutiny („jen zprávy z posledních 24 hodin“, „jen štítek Klienti“). U kalendáře vidí názvy, časy a účastníky událostí v období, na které se ptáte.

Nevidí nic, co jste nepřipojili: jiný účet, jinou schránku, soubory na disku, firemní systémy bez konektoru. Nesleduje vás průběžně na pozadí mimo běh rutiny. A hlavně: nedělá nic, k čemu nemá výslovné zadání. Když v zadání rutiny stojí „ukládej jako koncept, nikdy neodesílej“, je to instrukce, kterou dodržuje — ale je to instrukce od vás, ne systémový zámek. Právě proto ji budeme opakovat v každé rutině znovu.

Rozsah, který dáte, je rozsah, který platí

Nejlepší ochrana je ta, kterou jste nemuseli udělit. Než připojíte poštu, položte si otázku, jestli rutina potřebuje celou schránku, nebo jí stačí jeden štítek. U Gmailu jde tuhle hranici udělat filtrem: ať vám filtr sám označuje zprávy štítkem Rutina a rutina pracuje jen s ním. Návod na filtry je v tipu o třídění inboxu.

Do rutin nepatří citlivá agenda: personalistika, zdravotní údaje, mzdy, smlouvy před podpisem, cokoli pod NDA. Pokud s takovou poštou pracujete, oddělte ji štítkem a rutinu na ni nepouštějte. A obecně platí zásada celého webu: citlivá data jen na placeném nebo firemním účtu se smluvní ochranou dat, ne ve volném chatu, a co jde anonymizovat, anonymizujte.

Než něco zapnete, vyplatí se udělat si inventuru vlastní schránky. Na tohle stačí jedna konverzace, žádná rutina:

Chci si postavit ranní rutinu, která mi bude připravovat koncepty
odpovědí. Než ji zapnu, potřebuju vědět, na co ji NEPOUŠTĚT.

Projdi moje zprávy za posledních 14 dní a udělej mi soupis:
1. Jaké typy pošty mi chodí — kategorie, počet zpráv, typický
   odesílatel u každé kategorie
2. Které kategorie obsahují citlivý obsah (osobní údaje, zdravotní
   informace, mzdy, smlouvy, obchodní tajemství) a měly by být
   z automatiky vyloučené
3. Které kategorie jsou naopak nudné a opakující se — tedy ideální
   kandidát na první rutinu
4. Návrh, jaký štítek nebo filtr použít, aby rutina viděla jen tu
   třetí skupinu

Nic neodesílej, nic neoznačuj, nic nemaž. Jen mi to vypiš do tabulky.

Vrátí mapu vlastní schránky, kterou většina lidí nikdy neviděla — a hlavně seznam kategorií, které do automatiky nepatří. Zkontrolujte bod 2 vlastníma očima: model posoudí citlivost podle obsahu, ale nezná váš interní kontext (že projekt s nevinným názvem je akvizice pod NDA).

Fáze 2: pravidla v projektu — jedna stránka, ze které žijí všechny rutiny

Tohle je krok, který lidé přeskakují, a pak se diví, že koncepty znějí jako od cizího člověka. Rutina není chytřejší než kontext, který má k dispozici. Projekt v Claude je trvalý kontext — všechno, co do něj napíšete, zná každá konverzace i každá rutina v něm založená. Podrobně o projektech v tipu projekty jako trvalý kontext.

Co do pravidel patří

Jedna stránka, ne deset. Osvědčila se tahle kostra: kdo jste a co děláte; jak se podepisujete; tón na klienty, tón na kolegy, tón na dodavatele; věty, které používáte pořád (potvrzení termínu, odmítnutí, žádost o doplnění); na co se neodpovídá vůbec; jaké termíny smíte nabízet a jaké ne; kdy máte blok na soustředěnou práci, do kterého se schůzky nedávají; jak dlouhá má být typická odpověď; čeho se vyvarovat (fráze, superlativy, omluvy za zpoždění, které jste neudělali).

Nejrychlejší cesta k té stránce nevede přes psaní od nuly, ale přes vytěžení toho, co už jste napsali:

Přikládám dvacet mých odeslaných mailů z posledních tří měsíců
(deset klientům, deset kolegům).

Odvoď z nich manuál mého psaní, který použiju jako trvalá pravidla
pro automatické koncepty. Chci:
- jak se zdravím a loučím, zvlášť u klientů a zvlášť u kolegů
- typická délka odpovědi (věty, odstavce) podle typu adresáta
- obraty, které používám opakovaně — vypiš je doslovně
- čemu se vyhýbám (co v mých mailech nikdy není)
- jak formuluji odmítnutí, jak nabízím termín, jak žádám o doplnění
- v čem jsem nekonzistentní a měl bych se rozhodnout pro jednu variantu

Výstupem ať je hotový text pravidel v druhé osobě („piš takto“),
maximálně na jednu stránku, bez úvodu a bez chvály.

Vrátí návrh pravidel postavený na vašem skutečném psaní, ne na obecné představě o tom, jak se píšou maily. Poslední bod je nejcennější: typicky odhalí, že klientům píšete jednou „Dobrý den“, jednou křestním jménem a jednou nic — a tuhle nekonzistenci pak rutina věrně zdědí, pokud ji nerozhodnete.

Ukázky jsou cennější než popisy

Do projektu přidejte tři až pět skutečných odpovědí jako vzory, každou s jednou větou kontextu („takhle odpovídám, když klient chce slevu“). Model se z ukázky naučí víc než z odstavce popisu — je to stejný princip jako v tipu ukázky formátu. Jména a čísla ve vzorech přepište na neutrální, ať v trvalém kontextu neleží cizí údaje.

Fáze 3: první rutina — jedna, malá, na týden

Odolejte pokušení postavit rovnou celou sadu. První rutina má jediný úkol: ukázat vám, jestli tomu, co vrací, věříte. Proto ať je malá, čitelná a bez práva cokoli změnit.

Zadání první rutiny

Rutinu zakládáte tak, že popíšete, co má dělat a kdy — přirozeným jazykem, žádné nastavování polí. Vyplatí se ale psát ji strukturovaně, protože zadání se bude ještě mnohokrát upravovat.

Každý pracovní den v 6:30 projdi moje zprávy z posledních 24 hodin,
které mají štítek [Rutina].

Rozděl je do tří skupin:
A) vyžaduje moji odpověď
B) jen na vědomí
C) newsletter nebo automat, netřeba nic

Pro každou zprávu ve skupině A napiš jeden řádek:
odesílatel — o co jde — co po mně chce — jak je to naléhavé
(dnes / tento týden / počká).

Skupiny B a C jen spočítej a vypiš odesílatele.

Nic neoznačuj, nic nepřesouvej, nic nemaž, žádné koncepty zatím
nezakládej. Výstupem je jenom přehled.

Všimněte si poslední věty. První rutina záměrně nesmí nic udělat — jen se dívá a vypisuje. Týden ji necháte běžet a každé ráno se ptáte na jedinou otázku: souhlasí to zařazení s tím, jak bych to roztřídil sám? Když ano, můžete rutině přidat právo zakládat koncepty. Když ne, upravíte pravidla v projektu a čekáte další den.

Kdy je čas na krok dál

Přechod od „jen se dívá“ k „zakládá koncepty“ udělejte, až tři dny po sobě sedí třídění. Pak stačí do zadání doplnit odstavec:

Doplněk k zadání: u zpráv ve skupině A navíc připrav koncept odpovědi
podle pravidel v tomto projektu.

- Piš mým tónem a s mým podpisem, délka podle typu adresáta.
- Když se zpráva ptá na termín, podívej se do mého kalendáře na
  následujících 10 pracovních dnů a nabídni dva konkrétní volné časy;
  respektuj bloky na soustředěnou práci, do těch termín nenabízej.
- Když nemám v podkladech dost informací na odpověď, koncept přesto
  založ, ale místo domýšlení napiš na začátek řádek
  CHYBÍ: [co potřebuju vědět].
- Nikdy nic neodesílej. Všechno ukládej výhradně jako koncept.
- Koncepty k mailům, kde se řeší peníze, smlouva nebo stížnost,
  označ na prvním řádku slovem POZOR — projdu je nejdřív.

Vrátí koncepty připravené ve schránce a řádek CHYBÍ tam, kde by jinak model domyslel údaj, který nezná. Právě tenhle řádek je nejužitečnější část promptu: bez něj dostanete plynulou odpověď, ve které je jedno vymyšlené číslo. Detailní verze téhle rutiny včetně variant je v tipu rutina na drafty mailů.

Fáze 4: sada čtyř rutin, které drží den i týden

Když první rutina běží spolehlivě, dává smysl doplnit zbytek. Čtyři rutiny pokrývají čtyři různé okamžiky a čtyři různé druhy zapomínání. Každá má tady krátký recept a odkaz na samostatný návod.

Ranní drafty (6:30, pracovní dny)

Popsaná výš. Její přínos je v tom, že ráno nezačínáte prázdnou stránkou — začínáte editací. Kompletní návod: rutina na AI drafty mailů.

Večerní shrnutí slibů (17:30, pracovní dny)

Druhá rutina řeší jiný problém než první: ne co mám odpovědět, ale co jsem komu slíbil. Sliby se schovávají uprostřed odstavců („pošlu to do pátku“, „ozvu se, až to proberu s kolegou“) a člověk si je nezapisuje, protože v tu chvíli vypadají malé.

Každý pracovní den v 17:30 projdi moji dnešní odeslanou i přijatou
poštu a kalendář za dnešek.

Vrať čtyři seznamy:
1. CO JSEM SLÍBIL JÁ — každý závazek, který jsem dnes v mailu vyslovil.
   Formát: komu — co — do kdy (když termín nepadl, napiš termín neurčen).
   Hledej i nepřímé formulace typu „mrknu na to“, „pošlu“, „ozvu se“.
2. CO SLÍBILI MNĚ — totéž z opačné strany, včetně toho, kdy to mělo přijít.
3. CO ZŮSTALO BEZ ODPOVĚDI — zprávy z dneška, které něco chtějí
   a nikdo na ně nereagoval.
4. NÁVRHY ÚKOLŮ — z bodů 1 a 3 udělej seznam úkolů se lhůtou.
   Označ ho jako ke schválení, nikam ho nezakládej.

Když si u závazku nejsi jistý, jestli šlo o slib nebo o zdvořilost,
zařaď ho a připiš otazník. Radši ať tam něco přebývá.

Vrátí seznam, ze kterého většinu zavřete a dvě položky si přepíšete do úkolovníku. Poslední odstavec je záměrný: falešně pozitivní slib vás stojí dvě vteřiny čtení, zapomenutý slib stojí důvěru. Kompletní návod: večerní shrnutí slibů.

Follow-up hlídač (úterý a čtvrtek, 9:00)

Třetí rutina hlídá ticho. Nejdražší maily nejsou ty, které vám přišly, ale ty, na které nikdo neodpověděl — nabídka, faktura, žádost o podklad. Hlídač je nechá dozrát a pak vás upozorní.

Každé úterý a čtvrtek v 9:00 najdi konverzace, kde jsem psal já jako
poslední a druhá strana neodpověděla déle než [5] pracovních dnů.

Vynech: newslettery, automatické zprávy, zprávy typu „díky“ a „ok“,
interní vlákna, kde odpověď nečekám, a konverzace se štítkem [Bez urgence].

U každé konverzace vypiš:
- komu, kdy jsem psal, kolik pracovních dnů je ticho
- o co jde v jedné větě
- co konkrétně čekám (rozhodnutí, podklad, platbu, termín)
- jak moc to hoří (blokuje mi to práci / posouvá termín / nic zásadního)

Ke třem nejnaléhavějším připrav koncept zdvořilé urgence: krátká,
tři až pět vět, bez výčitek, s konkrétní otázkou na konci
a s návrhem termínu. Ukládej jako koncept, neodesílej.

Vrátí seznam, kde bývá minimálně jedna položka, o které jste neměli tušení. Hlídejte první odstavec s vynecháním — bez něj vám hlídač bude každý týden nabízet urgenci na vlákno, kde jste sami napsali „díky“ a tím to skončilo. Kompletní návod: AI follow-up hlídač.

Týdenní přehled (pátek 15:00)

Čtvrtá rutina má jiný horizont: nedívá se na den, ale na týden, a hlavně dopředu.

Každý pátek v 15:00 mi připrav týdenní přehled z pošty a kalendáře
za posledních 7 dní a z kalendáře na 7 dní dopředu.

Struktura:
1. HOTOVO — co se tento týden dotáhlo do konce (podle pošty i schůzek),
   maximálně 8 odrážek
2. VISÍ — otevřené věci, u každé napiš, jak dlouho už visí a na kom to stojí
3. TÁHNE SE — cokoli, co je otevřené déle než [3] týdny; ke každému
   napiš jednu větu, proč se to podle tebe nehýbe
4. PŘÍŠTÍ TÝDEN — kolik mám schůzkových hodin, kolik volných bloků,
   kde je den bez souvislého času na práci
5. TŘI VĚCI, KTERÉ BY SE MĚLY STÁT PŘÍŠTÍ TÝDEN — návrh priorit
   s odůvodněním, ne jen seznam

Buď věcný, žádné povzbuzování. Když je něco v nepořádku, napiš to.

Vrátí podklad na patnáctiminutové páteční zastavení. Bod 3 je ten, kvůli kterému se rutina vyplatí — věci, které se táhnou třetí týden, se člověku samy nepřipomenou, protože si na ně zvykl. Kompletní návod: AI týdenní přehled.

Rozvrh, který se nepere

Čtyři rutiny nepouštějte do stejné minuty a hlavně ne do stejného tématu. Osvědčené rozložení: 6:30 drafty, 17:30 shrnutí dne, úterý a čtvrtek 9:00 hlídač, pátek 15:00 týden. Mezi ranní a večerní je půl dne, takže se nepřekrývají v tom, co hlásí. Kdyby vám hlídač a týdenní přehled reportovaly totéž vlákno dvakrát, zúžte hlídači rozsah — je to signál, že máte jednu rutinu navíc.

Fáze 5: správa víc rutin pohromadě

Jedna rutina je nástroj. Čtyři už jsou provoz, a provoz potřebuje pravidla, jinak si za měsíc postavíte druhý inbox, který zase nestíháte číst.

Rozpočet pozornosti

Základní číslo: součet všeho, co vám rutiny denně přinesou, se musí dát projít do deseti minut. Když ne, je to špatně nastavené, ne užitečné. Praktické důsledky: každá rutina má mít strop (maximálně 10 položek, ostatní spočítej), každý výstup má mít úplně nahoře tři řádky shrnutí, aby šlo poznat, jestli má cenu číst zbytek, a nic, co nevyžaduje vaše rozhodnutí, nemusí být ve výstupu vůbec.

Pojmenování a jeden domov

Rutiny pojmenujte podle vzorce čas + co dělá + čeho se to týká: „6:30 drafty klientská pošta“. Za tři měsíce, kdy jich máte sedm, je to rozdíl mezi orientací a hádáním. Všechny rutiny, které sdílejí pravidla, zakládejte ve stejném projektu — mají tak stejný kontext a opravu pravidel uděláte na jednom místě pro všechny.

Čtvrtletní revize

Jednou za čtvrtletí si sedněte na dvacet minut a projděte seznam rutin. U každé odpovězte na tři otázky: kdy jsem naposledy s jejím výstupem něco udělal, kolik minut mi denně bere čtení, a co by se stalo, kdybych ji vypnul. Rutina, jejíž výstup měsíc jen zavíráte, není neškodná — učí vás přehlížet výstupy rutin obecně.

Přikládám zadání všech mých aktuálních rutin a popis toho, co s jejich
výstupy reálně dělám:

[vlož zadání rutin a u každé jednu větu, jak často z ní něco použiješ]

Udělej mi revizi:
1. Které dvě rutiny se překrývají — hlásí mi tutéž věc dvakrát?
2. Které zadání je tak široké, že rutina nutně vrací šum? U každé
   navrhni konkrétní zúžení (rozsah, štítek, strop počtu položek).
3. Které rutiny podle popisu nic nemění a měly by se vypnout?
4. Co v mém dni není pokryté a rutina by tam dávala smysl?
5. Přepiš zadání té nejhorší z nich tak, jak by mělo vypadat.

U bodu 3 buď nemilosrdný, nechci si nechávat rutiny „pro jistotu“.

Vrátí revizi, po které obvykle jedna rutina zmizí a dvě se zúží. Bod 1 bývá překvapení: překryv mezi večerním shrnutím a follow-up hlídačem vznikne skoro vždycky, když se hlídači nezakáže sahat na dnešní poštu.

Fáze 6: ladění — když rutina vrací nesmysly

Rutina se nerozbije naráz. Zhoršuje se pomalu, protože se mění vaše pošta, ne její zadání. Ladění má tři úrovně a vyplatí se je zkoušet v tomhle pořadí.

Úroveň 1: opravy zpátky do pravidel

Nejlevnější ladění je návyk: každou opravu, kterou v konceptu uděláte, přidejte jako jednu větu do pravidel v projektu. Změnili jste „S pozdravem“ na „Díky a hezký den“? Věta do pravidel. Vyhodili jste tři zdvořilostní věty na začátku? Věta do pravidel. Po pěti dnech je trefnost úplně jinde než první ráno a po dvou týdnech se opravy skoro zastaví.

Úroveň 2: zúžení zadání

Když rutina vrací šum, chyba bývá v rozsahu, ne v modelu. Typické opravy: zúžit časové okno (24 hodin místo 7 dnů), zúžit zdroj (jeden štítek místo celé schránky), přidat strop (maximálně 10 položek), přidat explicitní seznam toho, co ignorovat (newslettery, automaty, vlákna, kde jste poslední odpověděli „díky“).

Úroveň 3: rozbor konkrétního selhání

Když nepomůže ani jedno, přestaňte hádat a nechte si rozebrat jeden skutečný špatný výstup. Tohle pusťte v běžné konverzaci, ne v rutině:

Tady je zadání mojí rutiny a tady její výstup ze [datum], který
byl špatně. Vysvětlím, co konkrétně nesedělo.

Zadání rutiny:
[vlož celé zadání]

Výstup:
[vlož výstup]

Co bylo špatně:
[např. tři maily zařadila jako „vyžaduje odpověď“, přitom to byly
automatické notifikace; u dvou konceptů si vymyslela termín, který
v kalendáři není]

Udělej tři věci:
1. Urči, čím to bylo — chybějícím pravidlem, moc širokým rozsahem,
   nejednoznačnou formulací v zadání, nebo chybějícím kontextem
2. Přepiš zadání rutiny tak, aby se to neopakovalo; změny mi vypiš
   zvlášť jako seznam „co jsem změnil a proč“
3. Napiš tři testovací případy — konkrétní zprávy, na kterých poznám,
   jestli oprava zabrala

Neomlouvej se a nepiš obecná doporučení, chci konkrétní přepis.

Vrátí opravené zadání a hlavně vysvětlení, kde byla díra. Bod 3 nepřeskakujte: bez testovacích případů poznáte, jestli oprava zabrala, až za pět dní. A pozor na jednu věc — když model navrhne pravidlo, které rutině dovoluje víc (třeba „rovnou označ jako přečtené“), zamítněte ho. Ladění nikdy nemá končit rozšířením pravomocí.

Když se výstup nedostaví

Rutina, která tiše přestala běžet, je horší než žádná, protože na ni spoléháte. Zkontrolujte v tomhle pořadí: platí ještě přihlášení konektoru (pověření vyprší, typicky když si změníte heslo nebo správce IT zpřísní pravidla), nezměnil se štítek nebo název složky, na kterou rutina míří, a neběží úloha v čase, kdy je počítač i účet mimo. Praktická pojistka: do zadání každé rutiny přidejte větu „když nenajdeš žádnou položku, napiš to jednou větou“ — pak poznáte rozdíl mezi „nic nebylo“ a „rutina neběžela“.

Fáze 7: bezpečnostní model a odebrání oprávnění

Čtyři pravidla, která nemají výjimku

Rutina nikdy neodesílá. Ani mail, ani zprávu, ani odpověď na kalendářovou pozvánku. Zákaz odesílání patří do zadání každé rutiny natvrdo a nikdy se neruší — ani „na zkoušku o víkendu“.

Rutina nikdy nemaže a nearchivuje. Smazaná zpráva, kterou model vyhodnotil jako newsletter, se nevrátí, a hlavně o ní nebudete vědět. Třídění ať dělá filtr v poště, rutina ať čte.

Rutina nesahá na peníze a na závazky. Žádné potvrzování objednávek, schvalování faktur, odsouhlasení podmínek. Zásada „AI navrhuje, člověk schvaluje“ platí u peněz doslova.

Rutina nepracuje s citlivou agendou. Personalistika, zdraví, mzdy, právo, cokoli pod NDA — oddělte štítkem a nechte mimo. Když s ní pracovat musíte, tak jen na placeném či firemním účtu se smluvní ochranou dat, s anonymizací všeho, co jde anonymizovat.

Jak si ověřit, co rutina smí

Jednou za čas se vyplatí nechat si vlastní zadání zkontrolovat cizíma očima. Tenhle prompt pusťte ideálně v jiném modelu, než ve kterém rutiny běží — recenzent nemá být spoluautor:

Jsi bezpečnostní recenzent automatizací. Přikládám zadání rutiny,
která má přístup k mojí poště a kalendáři.

[vlož zadání rutiny]

Projdi ho a vrať:
1. Všechny akce, které rutina podle tohoto textu SMÍ udělat — včetně
   těch, které tam nejsou napsané výslovně, ale zadání je nezakazuje
2. Nejhorší scénář: co se stane, když si model jednu větu vyloží
   nejhůř možným způsobem
3. Které údaje ze zadání nebo z výstupu jsou citlivé a neměly by tam být
4. Konkrétní věty, které mám do zadání doplnit, aby byl rozsah užší

Nehodnoť, jestli je rutina užitečná. Zajímá mě jenom rozsah oprávnění.

Vrátí seznam, ve kterém bývá aspoň jedna nepříjemná položka — typicky akce, kterou jste nezakázali, protože vás nenapadla. Bod 1 čtěte pozorně: co zadání nezakazuje, to model za určitých okolností udělat může.

Odebrání oprávnění

Odpojení je stejně důležité jako připojení a trvá minutu. V nastavení konektorů konektor odpojíte; navíc si projděte i stranu poskytovatele — u účtu Googlu je seznam aplikací s přístupem, kde přístup zrušíte natvrdo. Udělejte obojí, protože to jsou dvě různá místa.

Kdy odpojovat: když rutinu vypnete a nechystáte se ji vrátit; když měníte zaměstnání nebo roli; když jste konektor připojili „na zkoušku“ a zkouška skončila; a paušálně jednou za čtvrtletí u všeho, co jste půl roku nepoužili. Oprávnění mají tendenci se tiše hromadit — po roce experimentování bývá připojených dvakrát víc služeb, než kolik jich člověk skutečně používá.

Poslední poznámka k odchodu z firmy nebo předání agendy: rutiny běží na vašem účtu a s vaším přístupem. Nejsou převoditelné jako sdílený dokument. Když agendu předáváte, předejte zadání rutin a stránku pravidel jako text — kolega si je založí u sebe, na svém účtu a se svými konektory. To je zároveň dobrý test, jestli jsou pravidla srozumitelná i někomu jinému než vám.

Nejčastější chyby

• Zapnout rovnou čtyři rutiny. Když jich pustíte pět najednou, nepoznáte, která z nich vrací šum, a všechny přestanete číst. Jedna rutina, týden, pak druhá.
• Nechat rutinu odesílat. Nejlákavější a nejdražší zkratka. Koncept, který přečtete, vás stojí deset vteřin; jeden nešťastně formulovaný odeslaný mail stojí vztah s klientem.
• Pustit rutinu na celý inbox. Široký rozsah dělá dlouhý výstup, dlouhý výstup nikdo nečte a nečtený výstup je horší než žádný. Začněte jedním štítkem.
• Nepřenášet opravy do pravidel. Když stejnou věc opravujete v konceptu popáté, není chyba v modelu, ale v tom, že jste ji nikdy nenapsali do projektu.
• Věřit číslům a termínům bez kontroly. Termín, který rutina nabídla, si ověřte v kalendáři, dokud si nebudete jistí, že ho bere správně. Model si datum umí domyslet stejně přesvědčivě, jako ho umí přečíst.
• Nechat běžet rutinu, jejíž výstup měsíc jen zavíráte. Není neškodná — učí vás ignorovat výstupy automatů, a to se vám vymstí u té rutiny, která důležitá je.

Nejlepší nástroje

• Claude s konektory (MCP) — napojení na Gmail, Kalendář, Drive, Notion a další; bez konektoru rutina nad poštou nic nezmůže. Rozsah přístupu volíte vy a kdykoli ho zrušíte.
• Projekty v Claude — trvalý kontext s vaším tónem, podpisem a pravidly, který sdílí všechny rutiny; opravu uděláte jednou a platí všude.
• Plánované úlohy (rutiny) v Claude — spouštění podle rozvrhu; výstup najdete hotový, aniž byste u toho byli.
• Filtry a štítky v poště — nejlevnější způsob, jak rutině zúžit rozsah. Co se dá vyřešit filtrem, neřešte promptem.
• Druhý model jako bezpečnostní recenzent — na kontrolu zadání rutin: cizí oči najdou akci, kterou jste zapomněli zakázat.
• Claude Code nebo n8n — když rutina potřebuje sáhnout na soubory, běžet na vlastním serveru nebo reagovat na událost z jiného systému, viz osobní automatizace v Claude Code.

Co vám to přinese

• Čas: střízlivě 40–50 minut denně u sady čtyř rutin. Většinu ušetří ranní drafty (editace místo psaní od nuly), zbytek večerní shrnutí a hlídač, které nahradí vzpomínání a hledání.
• Peníze: nepřímo, ale měřitelně — follow-up hlídač obvykle najde jednu až dvě nabídky nebo faktury měsíčně, které by jinak tiše vyšuměly.
• Klid: ráno nezačínáte prázdnou stránkou, večer neodcházíte s pocitem, že jste na něco zapomněli, protože to za vás někdo vypsal.
• Kvalita: odpovědi drží stejný tón a stejné podmínky, protože všechny vycházejí z jedné stránky pravidel — a ta se každým týdnem zpřesňuje.

Pro tip

Zaveďte si u rutin zkušební den v měsíci: jednou za měsíc si ráno vezměte výstup ranní rutiny a než ho použijete, roztřiďte poštu sami, poslepu, a teprve pak porovnejte. Pět minut, které vám řeknou pravdu o tom, jestli se trefnost drží, nebo jestli si jen zvykáte na to, co rutina vrací. Lidé po měsíci přestanou výstupy kontrolovat a rozdíl mezi „funguje to“ a „už tomu jen věřím“ je právě tenhle test.

A pravidlo, kterým se to celé dá shrnout do jedné věty: rutina smí připravit cokoli, rozhodnutí zůstává vaše — a v den, kdy vás napadne udělat výjimku a nechat ji něco odeslat, tu výjimku neudělejte.