Flash Fill: Excel dokončí vzor za vás

Flash Fill je jedna z funkcí Excelu, která funguje skoro jako kouzlo — napíšete jeden příklad toho, jak má výsledek vypadat, a Excel sám odhalí vzor a doplní zbytek sloupce. Nepotřebujete k tomu vzorec, makro ani znalost textových funkcí. Funguje na rozdělování, spojování i přeformátování textu podle vzoru, který sami ukážete.

Vzorová situace

Simona dostala export kontaktů, kde je v jednom sloupci napsáno „Jan Novák – jan@firma.cz", a potřebuje samostatný sloupec se jmény pro hromadnou korespondenci. Bez Flash Fill by musela sáhnout po textových vzorcích, správně spočítat pozici pomlčky a vzorec natáhnout přes stovky řádků — a při jediné nepravidelnosti v datech (chybějící mezera, jiný oddělovač) by se vzorec rozbil.

S Flash Fill napíše do vedlejšího sloupce ručně jen první jméno „Jan Novák", stiskne Ctrl+E a Excel sám doplní zbytek sloupce podle rozpoznaného vzoru — bez jediného vzorce.

Jak na to

1. Do sloupce vedle zdrojových dat napište ručně první výsledek přesně tak, jak má vypadat, například jméno vytažené z „Jan Novák – jan@firma.cz".
2. Klikněte zpátky do té buňky (nebo na buňku pod ní) a stiskněte Ctrl + E — Excel prohlédne váš příklad, odvodí vzor a navrhne vyplnění zbytku sloupce.
3. Než vyplnění potvrdíte, zkontrolujte náhled (Excel ho ukáže šedě) — u nepravidelných dat se může někde minout, a je lepší chybu odhalit hned než po potvrzení procházet stovky řádků.
4. Funguje to i obráceně — na spojování dvou sloupců do jednoho, na přeformátování telefonních čísel nebo dat, i na extrakci jen části textu podle vzoru, který ukážete.
5. Když si Excel není jistý vzorem, protože výsledky nejsou konzistentní, vyplňte ručně ještě druhý příklad na dalším řádku a stiskněte Ctrl+E znovu — s dvěma vzory Excel většinou vzor uhodne přesněji.

Nejlepší nástroje

• Vestavěný Flash Fill (Ctrl+E) — nejrychlejší cesta na jednorázové rozdělení nebo přeformátování sloupce, bez jediného vzorce.
• Power Query, funkce „Sloupec z příkladů" — obdobný princip jako Flash Fill, ale výsledek zůstává jako opakovatelný krok, který se sám přepočítá při každém obnovení dat, hodí se pro pravidelně importovaná data.
• Textové funkce — o něco pracnější na napsání než Flash Fill, ale na rozdíl od něj se přepočítají samy, když se zdrojová data změní.

Co vám to přinese

• Čas: odhadem 20 minut týdně na typech úprav, které by jinak vyžadovaly stavění a ladění vzorce nebo ruční přepisování stovek buněk.
• Přístupnost: nemusíte umět syntaxi textových vzorců — stačí ukázat jeden příklad výsledku.
• Menší chybovost: Flash Fill pracuje se skutečnými hodnotami ve sloupci, takže na rozdíl od ručního přepisu v něm nezůstanou překlepy.

Pro tip

Když si Excel není jistý vzorem, doplňte ještě druhý až třetí příklad ručně na dalších řádcích a stiskněte Ctrl+E znovu — čím víc konzistentních příkladů uvidí, tím přesněji vzor odhadne, hlavně u dat, která nejsou úplně pravidelná.