Odebrání duplicit na tři kliknutí

Najít v seznamu tisíc kontaktů ty, které se v něm objevují dvakrát, je práce, kterou nemá smysl dělat po očku ani řadit a procházet ručně — je to přesně ten typ úlohy, na kterou stačí jeden vestavěný nástroj. Funkce Odebrat duplicity projde vybraná data, porovná je podle zvolených sloupců a duplicitní řádky smaže sama, včetně přehledu, kolik jich vlastně bylo.

Vzorová situace

Barbora spravuje databázi kontaktů, do které se roky importovaly seznamy z různých akcí a formulářů. Výsledkem je seznam, kde se stejný e-mail objevuje klidně třikrát — jednou s malým písmenem, jednou s velkým, jednou s překlepem ve jméně. Ruční procházení tisíce řádků a hledání, co je duplicita a co ne, by zabralo celé odpoledne a stejně by něco proklouzlo.

S funkcí Odebrat duplicity označí data, zvolí, že se má porovnávat podle sloupce E-mail, a za pár vteřin dostane hlášku, kolik záznamů Excel smazal. Zbytek seznamu zůstává netknutý, jen bez opakovaných e-mailů.

Jak na to

1. Klikněte do dat a přejděte na Data → Odebrat duplicity.
2. V dialogu zaškrtněte sloupce, podle kterých se má porovnávat — pokud zaškrtnete jen E-mail, Excel bude jako duplicitu považovat každý řádek se stejnou e-mailovou adresou bez ohledu na to, zda se liší jméno nebo telefon.
3. Potvrďte a Excel duplicitní řádky smaže a zobrazí hlášku s počtem odstraněných a ponechaných záznamů.
4. Zvažte, jestli chcete porovnávat podle jednoho klíčového sloupce (typicky e-mail nebo IČO), nebo podle kombinace víc sloupců — čím víc sloupců zaškrtnete, tím přísnější musí být shoda, aby byl řádek považován za duplicitu.
5. Operace je nevratná standardním způsobem, kromě Ctrl+Z hned po provedení, takže před spuštěním na důležitých datech se vyplatí mít zálohu nebo kopii listu.

Nejlepší nástroje

• Vestavěná funkce Odebrat duplicity (Excel) — nejrychlejší řešení na tři kliknutí, bez přípravy dat navíc.
• Power Query — pokud duplicity čistíte pravidelně u dat, která se importují znovu a znovu, Power Query umí krok odebrání duplicit zařadit do opakovatelného postupu, který se sám spustí při každém obnovení.
• Google Sheets — obdobnou funkci najdete pod Data → Vyčištění dat → Odebrat duplicity, chování je velmi podobné.

Co vám to přinese

• Čas: odhadem 15 minut týdně oproti ručnímu řazení a procházení seznamu při hledání opakovaných záznamů.
• Čistší data: seznam kontaktů nebo položek bez duplicit znamená přesnější součty, přesnější hromadnou korespondenci a méně trapných situací, jako dvakrát poslaný e-mail témuž člověku.
• Přehled o rozsahu problému: hláška s počtem smazaných řádků rovnou ukáže, jak moc byla data zanesená.

Pro tip

Pokud si nejste jistí, že chcete duplicity rovnou smazat, nejdřív si je nechte jen zvýraznit — Podmíněné formátování → Zvýraznit pravidla buněk → Duplicitní hodnoty obarví opakované záznamy, aniž by cokoli smazalo, takže se můžete rozhodnout u každého případu zvlášť.