Gmail z klávesnice: E archivuje, R odpovídá

Zpracování mailů myší je jako psaní jedním prstem — funguje to, ale zbytečně pomalu, a každé kliknutí je krok navíc mezi vámi a prázdným inboxem. Klávesové zkratky v Gmailu tenhle rozdíl srovnávají s tím, jak rychle umí pracovat lidé, kteří v e-mailu skutečně žijí. Stačí je jednou zapnout v nastavení a naučit se prvních pět, a rozdíl v tempu ucítíte hned první den.

Vzorová situace

Manažerka Alena dostává denně přes sto zpráv a většinu z nich potřebuje jen archivovat, přeposlat nebo krátce zodpovědět. Myší to znamená: najet kurzorem na zprávu, kliknout na ikonu archivace, počkat na reakci rozhraní, najet na další — desítky drobných pohybů myší za den, které se sčítají do překvapivě dlouhého času.

Jakmile si zapnula klávesové zkratky, stejná práce probíhá bez zvednutí ruky z klávesnice: J na další zprávu, E archivovat, znovu J. Inbox, který jí dřív zabral dvacet minut, teď odbaví za deset.

Jak na to

1. Otevřete Nastavení → Zobrazit všechna nastavení → záložka Obecné → Klávesové zkratky a zvolte Zapnout. Nezapomeňte na konci stránky kliknout na Uložit změny.
2. Základní zkratky pro práci se zprávou: E archivovat, R odpovědět, A odpovědět všem, F přeposlat, C napsat novou zprávu.
3. Zkratky pro pohyb mezi zprávami: J a K přeskakují mezi konverzacemi v seznamu, Enter otevře označenou konverzaci, U se vrátí zpátky na seznam.
4. Další užitečné: # přesune zprávu do koše, ! ji nahlásí jako spam — obojí bez nutnosti najíždět myší na ikony v horní liště.
5. Prvních pár dní budete zkratky zapomínat — to je normální, po týdnu pravidelného používání se stanou automatickými.
6. Zkratku G pak I se dostanete rovnou do doručené pošty odkudkoli v Gmailu, G pak S do odeslané pošty — obě šetří kliknutí do postranního panelu.
7. Naučte se zkratky postupně po pěti, ne všechny najednou — snažit se zapamatovat si dvacet zkratek za den obvykle vede k tomu, že si nezapamatujete žádnou.

Nejlepší nástroje

• Vestavěné klávesové zkratky Gmailu — zdarma, stačí je jednou zapnout v nastavení, žádné rozšíření není potřeba.
• Rozšíření prohlížeče typu Shortkeys — pro pokročilé uživatele, kteří si chtějí zkratky dál přizpůsobit nebo je sjednotit napříč více webovými aplikacemi.
• Vestavěné klávesové zkratky Outlooku — pokud pracujete v Outlooku místo Gmailu, obdobná sada zkratek existuje i tam, jen pod jinými klávesami.
• Vlastní klávesové zkratky (Nastavení → Rozšířené → Vlastní klávesové zkratky) — pokud vám výchozí sada nesedí, dá se v Gmailu přemapovat i podle vlastních zvyklostí.

Co vám to přinese

• Čas: odhadem 10 minut denně u lidí, kteří zpracovávají desítky až stovky zpráv — ruka nemusí opouštět klávesnici mezi čtením, odpovídáním a archivací.
• Plynulost: práce s inboxem se stane rytmičtější a méně unavující, protože odpadá neustálé přesouvání pozornosti mezi klávesnicí a myší.
• Menší únavu zápěstí: méně pohybů myší při opakovaném zpracování velkého objemu zpráv.
• Rychlejší nulování inboxu: metoda inbox zero je s klávesovými zkratkami znatelně schůdnější, protože každá jednotlivá akce (přečíst, rozhodnout, archivovat) trvá zlomek předchozího času.

Pro tip

Shift + ? kdykoli zobrazí kompletní přehled všech dostupných zkratek přímo v Gmailu — nemusíte si je pamatovat všechny najednou, stačí se občas podívat, když narazíte na opakující se akci, pro kterou zatím zkratku neznáte.