Základní zkratky Outlooku: odpověď, odeslání, přepínání modulů

Outlook se dá z velké části řídit bez myši, a přesto ho většina lidí ovládá výhradně kliknutím — přepínáním mezi poštou a kalendářem myší, hledáním tlačítka odeslat v horní liště, klikáním na odpověď. Pár základních zkratek přitom pokryje devadesát procent toho, co v poště děláte celý den, a ruce díky nim zůstávají na klávesnici mezi psaním a odesíláním, bez zbytečných přesunů na myš a zpátky.

Vzorová situace

Konzultant Vojtěch tráví v Outlooku většinu pracovního dne — odpovídá na maily, přepíná se do kalendáře ověřit volný termín, vrací se zpátky do pošty. Bez zkratek to znamená desítky drobných přesunů ruky mezi klávesnicí a myší za den, což se nezdá jako velký problém u jednoho mailu, ale sečteno za celý den je to reálně ztracený čas i únava ze zbytečného přepínání. Se zkratkami odpoví na mail, odešle ho a přeskočí do kalendáře zkontrolovat termín, aniž by ruce opustily klávesnici — a zpátky do pošty se vrátí stejně rychle.

Jak na to

• Ctrl + R odpovědět odesílateli, Ctrl + Shift + R odpovědět všem účastníkům konverzace, Ctrl + F přeposlat zprávu dál.
• Ctrl + Enter odeslat rozepsanou zprávu, aniž byste museli sahat po tlačítku Odeslat v okně zprávy.
• Ctrl + 1 přepne na modul pošty, Ctrl + 2 na kalendář, Ctrl + 3 na kontakty (lidé) — přepínání mezi hlavními moduly Outlooku bez klikání na ikony v levém panelu.
• Ctrl + Shift + M otevře novou zprávu odkudkoli v Outlooku, i když zrovna nejste v modulu pošty.
• Zkratky se dají kombinovat do plynulého toku: Ctrl + R pro odpověď, napsat text, Ctrl + Enter pro odeslání — celá odpověď na mail bez jediného kliknutí myší.
• Ctrl + Shift + A vytvoří novou událost v kalendáři odkudkoli, podobně jako zkratka pro novou zprávu — hodí se, když si chcete rovnou zapsat termín, aniž byste přepínali modul ručně.

Nejlepší nástroje

• Vestavěné klávesové zkratky Outlooku — zdarma, fungují okamžitě, není potřeba nic instalovat ani nastavovat.
• Přehled zkratek v nápovědě Outlooku — pro úplný seznam zkratek nad rámec těch nejpoužívanějších, hodí se projít jednou a vybrat si pár dalších podle vlastní práce.
• Rychlé kroky (Quick Steps) — pro sekvence víc akcí najednou, které jednoduchá zkratka nepokryje, viz samostatný tip o rychlých krocích.

Co vám to přinese

• Čas: odhadem pět minut denně díky menšímu počtu přesunů mezi klávesnicí a myší za celý pracovní den.
• Plynulost: psaní a odesílání mailů bez přerušení toku myšlenek kvůli hledání tlačítka.
• Menší únavu: desítky drobných přesunů ruky na myš a zpátky se za den sčítají, i když každý sám o sobě vypadá zanedbatelně.
• Rychlejší práci pod tlakem: ve dnech s vysokým objemem mailů je rozdíl mezi klikáním a zkratkami citelně znát na celkovém čase stráveném v poště.
• Přenositelnou dovednost: stejné nebo velmi podobné zkratky fungují i v jiných programech Microsoft 365, takže se investice do jejich naučení vrátí i mimo Outlook.

Pro tip

Nemusíte se učit zkratky všechny najednou — začněte s Ctrl + R a Ctrl + Enter, tedy odpovědí a odesláním, protože ty použijete nejčastěji ze všech. Zbytek přidávejte postupně, jakmile vám první dvě přejdou do automatiky.