Připomeňte si zprávu, až na ni budete mít čas

Zpráva, kterou „vyřešíte potom“, je zpráva, na kterou zapomenete. Slack notifikace přiletí uprostřed jiné práce, vypadá jednoduše, tak si řeknete „odpovím za chvíli“ — a za chvíli je pryč pod dvaceti dalšími zprávami. Řešením není snažit se pamatovat si víc, ale nechat Slack, aby vám tu zprávu sám v pravý čas vrátil. Princip je stejný jako u odloženého e-mailu, jen o úroveň rychlejší — nemusíte přepínat aplikaci ani nic nikam přepisovat.

Vzorová situace

Manažerka Jana dostane uprostřed porady zprávu od člena týmu s prosbou o schválení dovolené. Nemůže odpovědět hned, přeruší se, aby si to zapamatovala, a po poradě je zpráva zapadlá mezi dalšími deseti. O tři dny později se člen týmu ptá znovu, trochu podrážděně.

S funkcí připomenutí Jana zprávu za pochodu označí jako „připomenout zítra ráno“ a vrátí se k poradě bez toho, aby si cokoli musela pamatovat. Ráno se jí zpráva sama vrátí nahoru s odkazem přímo na původní kontext. Členovi týmu tak odpoví v den, kdy o dovolenou žádal, ne o tři dny později, poté co se sám připomněl.

Jak na to

1. Najeďte kurzorem na zprávu, kterou chcete vyřešit později, klikněte na tři tečky a zvolte Remind me about this.
2. Vyberte, kdy se má zpráva vrátit — za hodinu, zítra ráno, nebo vlastní čas podle potřeby.
3. V určený čas vám Slackbot zprávu pošle zpět i s odkazem přímo na původní kontext, takže se nemusíte pamatovat, o čem přesně šlo.
4. Vyřešené připomínky si můžete rovnou odškrtnout, podobně jako položku v úkolovníku — funguje to jako mini seznam úkolů přímo uvnitř Slacku.
5. Všechny nastavené připomínky najdete pohromadě v přehledu, takže i po vytvoření několika najednou máte jasnou představu, co se vám kdy vrátí.

Nejlepší nástroje

• Vestavěné Remind me about this — nejrychlejší cesta přímo u konkrétní zprávy, bez přepínání do jiné aplikace.
• Příkaz /remind — pro obecné a opakující se připomínky, které se nemusí vázat na konkrétní zprávu.
• Todoist nebo jiný úkolovník propojený se Slackem — pokud chcete připomínky ze Slacku vidět ve stejném seznamu jako zbytek svých úkolů.
• Kalendářová připomínka jako záloha — u opravdu důležitých termínů se vyplatí mít připomínku i mimo Slack, pro případ, že byste si ji ve všem tom provozu přehlédli.

Co vám to přinese

• Čas: žádné opakované čtení stejné zprávy „ještě jsem k tomu nedostal“, jednou vyřešíte a připomínka to pohlídá za vás.
• Klid při poradách a hluboké práci: zprávu nemusíte řešit hned, stačí ji jedním klikem odložit na později.
• Nic nezapadne: delegované úkoly, žádosti o schválení a sliby kolegům se automaticky vrátí, i když je zapomenete.
• Lepší dojem u týmu: kolegové vidí, že se jim odpovídáte spolehlivě, i když ne okamžitě.
• Volnou hlavu v hlubší práci: víte, že žádost nezmizí, i když se jí teď nemůžete věnovat, takže se k ní nemusíte vracet myšlenkami dřív, než přijde čas.

Pro tip

Obecné a opakující se připomínky umí i příkaz /remind — třeba /remind me every Friday at 15:00 vyplnit výkaz vám každý pátek pošle upozornění, aniž byste museli hledat konkrétní zprávu, ke které by se to vázalo.