Todoist: úkol zadáte jednou větou

Zadávání úkolu nesmí trvat déle než jeho vymyšlení — jinak se vytrácí přesně ta rychlost, kvůli které úkolovník vůbec používáte. Todoist proto čte přirozený jazyk: napíšete běžnou větu tak, jak byste ji řekli kolegovi, a aplikace si z ní sama vytáhne datum, čas, opakování, projekt i prioritu, aniž byste cokoli klikali ručně.

Vzorová situace

Zapisujete si do úkolovníku pravidelnou poradu, dárek na Vánoce a naléhavý telefonát — tři různé typy úkolů s různými vlastnostmi. Bez porozumění přirozenému jazyku by to znamenalo třikrát projít celý formulář: název, datum, čas, opakování, projekt, prioritu — zvlášť pro každou položku.

S přirozeným jazykem napíšete každý úkol jako jednu souvislou větu přesně tak, jak vám přijde na mysl, a Todoist sám rozpozná, která část věty je datum, která projekt a která priorita.

Jak na to

Pište rovnou do názvu úkolu celou větu, ne jen holé pojmenování:

• zítra v 15 zavolat Petrovi p1 — Todoist rozpozná termín (zítra), konkrétní čas (15:00) i nejvyšší prioritu (p1).
• každé pondělí v 10 #porady — rozpozná opakující se termín (každé pondělí v 10:00) a zařazení do projektu Porady (znak #).
• 25. prosince #rodina /dárky — rozpozná konkrétní datum, hlavní projekt Rodina a k němu podprojekt Dárky (znak / odděluje podprojekt od nadřazeného projektu).

Obecný princip: znak # uvozuje projekt, / za projektem podprojekt, @ štítek, p1 až p4 prioritu (p1 nejvyšší) a datum s časem se rozpozná automaticky z běžných slovních spojení jako „zítra“, „příští úterý“, „za dva týdny“ nebo konkrétního data. Všechny tyhle prvky lze v jedné větě libovolně kombinovat a Todoist je při ukládání úkolu automaticky rozparsuje a odstraní z viditelného názvu.

Než úkol uložíte, mrkněte na náhled pod textovým polem — Todoist v něm ukazuje, jak právě napsanou větu pochopil, takže dřív, než úkol odešlete, vidíte, jestli datum nebo projekt sedí tak, jak jste zamýšleli.

Nejlepší nástroje

• Vestavěné rozpoznávání přirozeného jazyka v Todoistu — funguje ve všech jazykových verzích aplikace a nevyžaduje žádné nastavení navíc.
• Rychlé přidání (klávesová zkratka pro nový úkol) — přirozeně navazuje na psaní jednou větou, celé zadání proběhne bez odebrání rukou z klávesnice.
• Šablony opakujících se vět (uložené fráze v poznámkách telefonu) pro úkoly, které zapisujete pořád stejným způsobem — usnadní to konzistenci zápisu.
• Todoist na mobilu s hlasovým vstupem — nadiktovaná věta se rozpozná stejně jako psaná, hodí se za pochodu.

Co vám to přinese

• Čas: odhadem 3–7 minut denně díky tomu, že u každého úkolu odpadá ruční klikání do samostatných polí pro datum, projekt a prioritu.
• Přirozenější zápis: píšete tak, jak přemýšlíte, ne jak to vyžaduje formulář — a čím přirozenější zápis, tím menší bariéra úkol vůbec zapsat.
• Menší chybovost: rozpoznávání data z textu snižuje riziko, že omylem kliknete o den vedle v kalendářovém výběru.
• Konzistentní strukturu úkolů: zvyk psát projekt, prioritu a termín přímo do věty vede k tomu, že úkoly v systému mají jednotnou podobu, což usnadňuje pozdější filtrování a hledání.

Pro tip

Naučte se i rychlé přidání jako globální zkratku, která otevře okno zadání odkudkoli v systému, nejen uvnitř otevřené aplikace Todoist — nápad zapíšete jednou větou bez přepínání oken a neztratíte kontext práce, u které jste zrovna byli.