Word: styly nadpisů místo ručního tučného písma

Dokument formátovaný ručně („tučně a větší“) je mrtvý text. Styly z něj dělají strukturu. Rozdíl mezi tím, kdy si nadpis jen opticky zvětšíte a ztučníte, a kdy mu přiřadíte skutečný styl Nadpis, není vidět na první pohled — projeví se ve chvíli, kdy dokument potřebujete zorientovat, upravit jeho pořadí nebo z něj vygenerovat obsah.

Vzorová situace

Píšete delší práci s několika kapitolami a podkapitolami. Nadpisy formátujete ručně — označíte text, zvětšíte písmo, ztučníte ho, možná podtrhnete. Vypadá to dobře, dokud nepotřebujete přeorganizovat pořadí kapitol, rychle skočit na konkrétní část třicetistránkového dokumentu, nebo vygenerovat obsah — cokoli z toho ručně formátovaný text prostě neumí, protože Word „neví“, že jde o nadpis, vidí jen tučné velké písmo.

Se styly Nadpis 1, Nadpis 2 a dalšími Word ví, co je co, a otevírají se vám funkce, které s ručním formátováním nefungují vůbec: navigační podokno pro rychlé skákání mezi kapitolami, přetahování celých kapitol na jiné místo v dokumentu jedním tahem myši, a automatický obsah, který se sám aktualizuje.

Jak na to

1. Označte text nadpisu a na kartě Domů v galerii stylů vyberte Nadpis 1 pro hlavní kapitoly, Nadpis 2 pro podkapitoly a případně Nadpis 3 pro jejich další dělení. Rychleji jde totéž přes klávesové zkratky Ctrl + Alt + 1, 2 nebo 3.
2. Otevřete Zobrazení → Navigační podokno — na levé straně se objeví přehled všech nadpisů v dokumentu podle jejich úrovně, ve kterém můžete jedním kliknutím skočit na libovolnou kapitolu.
3. V navigačním podokně jde nadpisy i přetahovat myší — přesunutím nadpisu se přesune celá příslušná kapitola i s textem pod ní, bez nutnosti ručně vystřihovat a vkládat text.
4. Přejděte na kartu Reference → Obsah a vyberte jeden z automatických stylů obsahu — Word z existujících stylů nadpisů vygeneruje kompletní obsah s čísly stránek.
5. Kdykoli se dokument změní (přibude kapitola, změní se pořadí nebo stránkování), klikněte na obsah pravým tlačítkem a zvolte Aktualizovat pole — obsah se sám přepočítá, aniž byste ho museli přepisovat ručně.

Nejlepší nástroje

• Styly nadpisů ve Wordu (Nadpis 1/2/3) — vestavěné a zdarma, základ pro navigaci, automatický obsah i export do jiných formátů.
• Navigační podokno — vestavěná funkce Wordu pro rychlou orientaci a přeuspořádání dlouhých dokumentů bez kopírování textu.
• Automatický obsah (Reference → Obsah) — vestavěná funkce, která z existujících stylů nadpisů postaví obsah během vteřiny.
• Google Docs (styly nadpisů a osnova dokumentu) — obdobný princip pro uživatele pracující v prostředí Google, se stejnou logikou přiřazování úrovní nadpisů.

Co vám to přinese

• Čas: odhadem 20 minut na delší dokument, kde by ruční tvorba a údržba obsahu, ruční přeuspořádávání kapitol i ruční formátování každého nadpisu zvlášť zabralo výrazně déle.
• Snadnou orientaci: navigační podokno umožní skočit na kteroukoli kapitolu bez zdlouhavého rolování celým dokumentem.
• Konzistentní vzhled: všechny nadpisy stejné úrovně vypadají stejně automaticky, není potřeba hlídat, jestli jste všude použili stejnou velikost a tučnost.
• Profesionální dojem: dokument s automatickým obsahem a jednotnou strukturou nadpisů působí na čtenáře i hodnotitele mnohem uspořádaněji než ručně formátovaný text.

Pro tip

Pokud se vám výchozí vzhled stylů Nadpis nelíbí (barva, font, velikost), nemusíte se vracet k ručnímu formátování — stačí styl upravit jednou (pravý klik na styl v galerii → Změnit) a změna se automaticky projeví na všech nadpisech dané úrovně v celém dokumentu najednou.