Rutiny v Claude: pošta se roztřídí a koncepty napíšou, než přijdete

Chci si postavit ranní rutinu, která mi bude připravovat koncepty
odpovědí. Než ji zapnu, potřebuju vědět, na co ji NEPOUŠTĚT.

Projdi moje zprávy za posledních 14 dní a udělej mi soupis:
1. Jaké typy pošty mi chodí — kategorie, počet zpráv, typický
   odesílatel u každé kategorie
2. Které kategorie obsahují citlivý obsah (osobní údaje, zdravotní
   informace, mzdy, smlouvy, obchodní tajemství) a měly by být
   z automatiky vyloučené
3. Které kategorie jsou naopak nudné a opakující se — tedy ideální
   kandidát na první rutinu
4. Návrh, jaký štítek nebo filtr použít, aby rutina viděla jen tu
   třetí skupinu

Nic neodesílej, nic neoznačuj, nic nemaž. Jen mi to vypiš do tabulky.

Přikládám dvacet mých odeslaných mailů z posledních tří měsíců
(deset klientům, deset kolegům).

Odvoď z nich manuál mého psaní, který použiju jako trvalá pravidla
pro automatické koncepty. Chci:
- jak se zdravím a loučím, zvlášť u klientů a zvlášť u kolegů
- typická délka odpovědi (věty, odstavce) podle typu adresáta
- obraty, které používám opakovaně — vypiš je doslovně
- čemu se vyhýbám (co v mých mailech nikdy není)
- jak formuluji odmítnutí, jak nabízím termín, jak žádám o doplnění
- v čem jsem nekonzistentní a měl bych se rozhodnout pro jednu variantu

Výstupem ať je hotový text pravidel v druhé osobě („piš takto“),
maximálně na jednu stránku, bez úvodu a bez chvály.

Každý pracovní den v 6:30 projdi moje zprávy z posledních 24 hodin,
které mají štítek [Rutina].

Rozděl je do tří skupin:
A) vyžaduje moji odpověď
B) jen na vědomí
C) newsletter nebo automat, netřeba nic

Pro každou zprávu ve skupině A napiš jeden řádek:
odesílatel — o co jde — co po mně chce — jak je to naléhavé
(dnes / tento týden / počká).

Skupiny B a C jen spočítej a vypiš odesílatele.

Nic neoznačuj, nic nepřesouvej, nic nemaž, žádné koncepty zatím
nezakládej. Výstupem je jenom přehled.

Doplněk k zadání: u zpráv ve skupině A navíc připrav koncept odpovědi
podle pravidel v tomto projektu.

- Piš mým tónem a s mým podpisem, délka podle typu adresáta.
- Když se zpráva ptá na termín, podívej se do mého kalendáře na
  následujících 10 pracovních dnů a nabídni dva konkrétní volné časy;
  respektuj bloky na soustředěnou práci, do těch termín nenabízej.
- Když nemám v podkladech dost informací na odpověď, koncept přesto
  založ, ale místo domýšlení napiš na začátek řádek
  CHYBÍ: [co potřebuju vědět].
- Nikdy nic neodesílej. Všechno ukládej výhradně jako koncept.
- Koncepty k mailům, kde se řeší peníze, smlouva nebo stížnost,
  označ na prvním řádku slovem POZOR — projdu je nejdřív.

Každý pracovní den v 17:30 projdi moji dnešní odeslanou i přijatou
poštu a kalendář za dnešek.

Vrať čtyři seznamy:
1. CO JSEM SLÍBIL JÁ — každý závazek, který jsem dnes v mailu vyslovil.
   Formát: komu — co — do kdy (když termín nepadl, napiš termín neurčen).
   Hledej i nepřímé formulace typu „mrknu na to“, „pošlu“, „ozvu se“.
2. CO SLÍBILI MNĚ — totéž z opačné strany, včetně toho, kdy to mělo přijít.
3. CO ZŮSTALO BEZ ODPOVĚDI — zprávy z dneška, které něco chtějí
   a nikdo na ně nereagoval.
4. NÁVRHY ÚKOLŮ — z bodů 1 a 3 udělej seznam úkolů se lhůtou.
   Označ ho jako ke schválení, nikam ho nezakládej.

Když si u závazku nejsi jistý, jestli šlo o slib nebo o zdvořilost,
zařaď ho a připiš otazník. Radši ať tam něco přebývá.

Každé úterý a čtvrtek v 9:00 najdi konverzace, kde jsem psal já jako
poslední a druhá strana neodpověděla déle než [5] pracovních dnů.

Vynech: newslettery, automatické zprávy, zprávy typu „díky“ a „ok“,
interní vlákna, kde odpověď nečekám, a konverzace se štítkem [Bez urgence].

U každé konverzace vypiš:
- komu, kdy jsem psal, kolik pracovních dnů je ticho
- o co jde v jedné větě
- co konkrétně čekám (rozhodnutí, podklad, platbu, termín)
- jak moc to hoří (blokuje mi to práci / posouvá termín / nic zásadního)

Ke třem nejnaléhavějším připrav koncept zdvořilé urgence: krátká,
tři až pět vět, bez výčitek, s konkrétní otázkou na konci
a s návrhem termínu. Ukládej jako koncept, neodesílej.

Každý pátek v 15:00 mi připrav týdenní přehled z pošty a kalendáře
za posledních 7 dní a z kalendáře na 7 dní dopředu.

Struktura:
1. HOTOVO — co se tento týden dotáhlo do konce (podle pošty i schůzek),
   maximálně 8 odrážek
2. VISÍ — otevřené věci, u každé napiš, jak dlouho už visí a na kom to stojí
3. TÁHNE SE — cokoli, co je otevřené déle než [3] týdny; ke každému
   napiš jednu větu, proč se to podle tebe nehýbe
4. PŘÍŠTÍ TÝDEN — kolik mám schůzkových hodin, kolik volných bloků,
   kde je den bez souvislého času na práci
5. TŘI VĚCI, KTERÉ BY SE MĚLY STÁT PŘÍŠTÍ TÝDEN — návrh priorit
   s odůvodněním, ne jen seznam

Buď věcný, žádné povzbuzování. Když je něco v nepořádku, napiš to.

Přikládám zadání všech mých aktuálních rutin a popis toho, co s jejich
výstupy reálně dělám:

[vlož zadání rutin a u každé jednu větu, jak často z ní něco použiješ]

Udělej mi revizi:
1. Které dvě rutiny se překrývají — hlásí mi tutéž věc dvakrát?
2. Které zadání je tak široké, že rutina nutně vrací šum? U každé
   navrhni konkrétní zúžení (rozsah, štítek, strop počtu položek).
3. Které rutiny podle popisu nic nemění a měly by se vypnout?
4. Co v mém dni není pokryté a rutina by tam dávala smysl?
5. Přepiš zadání té nejhorší z nich tak, jak by mělo vypadat.

U bodu 3 buď nemilosrdný, nechci si nechávat rutiny „pro jistotu“.

Tady je zadání mojí rutiny a tady její výstup ze [datum], který
byl špatně. Vysvětlím, co konkrétně nesedělo.

Zadání rutiny:
[vlož celé zadání]

Výstup:
[vlož výstup]

Co bylo špatně:
[např. tři maily zařadila jako „vyžaduje odpověď“, přitom to byly
automatické notifikace; u dvou konceptů si vymyslela termín, který
v kalendáři není]

Udělej tři věci:
1. Urči, čím to bylo — chybějícím pravidlem, moc širokým rozsahem,
   nejednoznačnou formulací v zadání, nebo chybějícím kontextem
2. Přepiš zadání rutiny tak, aby se to neopakovalo; změny mi vypiš
   zvlášť jako seznam „co jsem změnil a proč“
3. Napiš tři testovací případy — konkrétní zprávy, na kterých poznám,
   jestli oprava zabrala

Neomlouvej se a nepiš obecná doporučení, chci konkrétní přepis.

Jsi bezpečnostní recenzent automatizací. Přikládám zadání rutiny,
která má přístup k mojí poště a kalendáři.

[vlož zadání rutiny]

Projdi ho a vrať:
1. Všechny akce, které rutina podle tohoto textu SMÍ udělat — včetně
   těch, které tam nejsou napsané výslovně, ale zadání je nezakazuje
2. Nejhorší scénář: co se stane, když si model jednu větu vyloží
   nejhůř možným způsobem
3. Které údaje ze zadání nebo z výstupu jsou citlivé a neměly by tam být
4. Konkrétní věty, které mám do zadání doplnit, aby byl rozsah užší

Nehodnoť, jestli je rutina užitečná. Zajímá mě jenom rozsah oprávnění.