Odeslat a archivovat: dvě akce jedním tlačítkem

Odpovíte na e-mail — a co s ním pak? Vyřízená konverzace nemá v inboxu co dělat, takže ji archivujete. Jenže to jsou pokaždé dvě akce: odeslat, pak archivovat. Gmail má v nastavení schované tlačítko Odeslat a archivovat, které obojí udělá naráz: odpověď odejde a vlákno zmizí z doručené pošty. Až protistrana odpoví, konverzace se do inboxu sama vrátí — o nic nepřijdete, jen mezitím nezírá do vašeho seznamu jako nevyřízená položka.

Jak na to

1. V Gmailu klikněte na ozubené kolo → Zobrazit všechna nastavení.
2. Na kartě Obecné najděte položku Odeslat a archivovat a zvolte Zobrazit v odpovědi tlačítko „Odeslat a archivovat".
3. Uložte změny. Od té chvíle uvidíte u každé odpovědi dvě tlačítka: modré Odeslat a archivovat (se šipkou dolů) a obyčejné Odeslat.
4. Vyřizujete-li konverzaci definitivně, klikněte na první; čekáte-li, že se k vláknu budete vracet vy sami, nechte ho v inboxu druhým tlačítkem. Tlačítko se zobrazuje jen u odpovědí a přeposlání — u zcela nové zprávy nemá co archivovat, takže tam zůstává jedno Odeslat.
5. Pracujete-li s klávesnicí, zůstává klasika: Ctrl + Enter odešle, E archivuje otevřenou konverzaci.

Vzorová situace

Účetní Hana vyřizuje ráno dvacet mailů: potvrzení přijetí faktury, odpověď na dotaz, doplnění podkladů. U každého dřív klikla Odeslat, počkala, až se vlákno zavře, a pak ho archivovala — čtyřicet kliknutí a spousta čekání. Teď je to dvacet kliknutí na jedno tlačítko a inbox se vyprazdňuje sám s každou odeslanou odpovědí. Co v něm zbude, jsou jen věci, které ještě čekají na ni — a na konci ranního bloku pošty je na první pohled vidět, kolik toho opravdu je.

Co vám to přinese

Inbox, ve kterém zůstává jen nevyřízené — bez disciplíny navíc, protože úklid se děje jako vedlejší produkt odpovídání. Při desítkách odpovědí denně ušetříte stovky kliknutí týdně a hlavně přestanete číst tentýž vyřízený mail podruhé jen proto, že se vám připletl do očí.

A pro jistotu: archivace nic nemaže. Zpráva jen zmizí z doručené pošty a dál žije ve složce Všechny zprávy, kde ji najde vyhledávání i štítky. Kdyby se konverzace vrátila novou odpovědí, naskočí zpátky do inboxu sama — archivovat vyřízené je proto bezpečné vždycky.

Pro tip

Tlačítko dává největší smysl v kombinaci se zvykem projíždět poštu shora dolů a každý mail hned vyřídit — jak radí dvouminutové pravidlo pro inbox. Odpovědět, kliknout, mail je pryč. Na konci průchodu je inbox prázdný, ne jen přečtený.