Barevné kategorie: stav mailu na první pohled

Složka může být jen jedna, kategorií může mít mail víc. Zatímco přesunutím do složky mail zmizí z hlavního přehledu a rozhodnete se pro jedno jediné zařazení, barevná kategorie zůstává viditelná přímo v inboxu a jde ji kombinovat s dalšími — mail může být zároveň „Čeká na odpověď“ i „Klient A“, aniž byste museli řešit, do které složky přesně patří.

Vzorová situace

Manažerka Hana komunikuje s desítkou klientů zároveň a v inboxu se jí míchají maily, na které čeká odpověď, s maily, které delegovala na kolegy, a s těmi, které si musí sama ještě jednou přečíst. Bez kategorií to znamená buď složitou strukturu podsložek pro každou kombinaci stavu a klienta, nebo prosté probírání se celým inboxem pokaždé, když potřebuje zjistit, na co ještě čeká odpověď. S barevnými kategoriemi vidí stav mailu na první pohled podle barvy, i když mail zůstává v jediné hlavní složce — stačí jí jeden pohled na inbox nebo jedno kliknutí na filtr podle kategorie.

Jak na to

1. Klikněte pravým tlačítkem na zprávu a vyberte Kategorizovat.
2. Při prvním použití si kategorie pojmenujte podle toho, jak skutečně pracujete — třeba „Čeká na odpověď“, „Delegováno“, „Klient A“, „Ke kontrole“. Každé kategorii jde přiřadit i vlastní barvu, takže je stav mailu vidět na první pohled i bez čtení textu.
3. Jednomu mailu můžete přiřadit i více kategorií najednou, pokud se na něj vztahuje víc stavů zároveň — třeba „Klient A“ i „Čeká na odpověď“ současně.
4. Filtrujte podle kategorie kliknutím na příslušné barevné pole v seznamu zpráv, nebo přímo hledáním s dotazem category:"Čeká" ve vyhledávacím poli.
5. Stejné kategorie fungují i na události v kalendáři, takže si můžete obarvit i celý týden podle typu schůzek — interní, klientské, osobní — a mít o rozvržení týdne přehled na první pohled.
6. Seznam kategorií si čas od času projděte a nepoužívané smažte nebo přejmenujte — systém funguje jen tak dlouho, dokud v něm máte jasno, a s desítkami zapomenutých barev postupně ztrácí smysl.

Nejlepší nástroje

• Kategorie v Outlooku — vestavěná funkce, zdarma, funguje napříč poštou i kalendářem bez dalšího nastavování.
• Vlajky (Follow up flags) — doplňkový nástroj pro maily, které vyžadují konkrétní akci do konkrétního data, dobrá kombinace s kategoriemi.
• Pravidla v Outlooku — pro automatické přiřazování kategorií podle odesílatele nebo předmětu, aby nemusela probíhat ručně u každého mailu zvlášť.

Co vám to přinese

• Čas: odhadem pět minut denně díky tomu, že stav mailu vidíte okamžitě, bez nutnosti mail znovu otevírat a číst.
• Přehled o rozpracovaných věcech: jedním filtrem uvidíte všechno, na co čekáte odpověď, napříč celým inboxem, bez ohledu na to, kdy mail přišel.
• Menší riziko, že něco propadne: delegované nebo čekající maily se neztratí mezi ostatními, protože jsou barevně odlišené.
• Konzistentní systém napříč poštou i kalendářem: jednou zavedený systém kategorií funguje na obojí, takže se ho učíte jen jednou.
• Lepší přehled pro celý tým: pokud kategorie sdílíte se zástupcem nebo asistentkou, oba vidíte stejný stav pošty stejnou barvou, bez nutnosti si to vysvětlovat.

Pro tip

Kategorie kombinujte s vyhledáváním — dotaz category:"Čeká" najde okamžitě všechny čekající maily napříč celou schránkou, i těmi archivovanými, bez nutnosti procházet jednotlivé složky ručně.