Notion vzorec, který vám seřadí backlog

Ruční řazení backlogu je pocitologie — dnes nahoře skončí to, co křičelo nejhlasitěji, zítra zase něco jiného. Jednoduchý vzorec z toho udělá počty: každému úkolu přiřadíte tři čísla a databáze se seřadí sama, podle toho, co má skutečně smysl dělat jako první.

Vzorová situace

Produktová manažerka Kateřina má v Notionu backlog s pětasedmdesáti položkami — nápady od kolegů, požadavky od klientů, technický dluh, drobná vylepšení. Bez systému řadí úkoly podle toho, kdo naposledy nejhlasitěji připomínal svůj požadavek, což znamená, že skutečně důležité věci s malou pracností často zapadnou pod hlučné, ale málo přínosné položky. S prioritizačním vzorcem u každého úkolu jen odhadne tři čísla — dopad, naléhavost a náročnost — a databáze se sama přeřadí tak, že nahoře jsou věci s velkým přínosem a malou námahou. Diskuze na poradě o prioritách se zkrátí z půl hodiny dohadování na pět minut kontroly čísel.

Jak na to

1. V Notion databázi úkolů přidejte tři číselné vlastnosti se stupnicí od jedné do pěti: Impact (dopad, jak moc úkol pomůže), Urgency (naléhavost, jak moc na čase záleží) a Effort (náročnost, kolik práce úkol zabere).
2. Přidejte čtvrtou vlastnost typu vzorec s výrazem (prop("Impact") * prop("Urgency")) / prop("Effort"). Vzorec vynásobí dopad s naléhavostí a vydělí je náročností, čím vznikne jedno souhrnné číslo priority.
3. Seřaďte pohled databáze podle výsledku tohoto vzorce sestupně, tedy od nejvyššího čísla k nejnižšímu.
4. Nahoře skončí úkoly s velkým dopadem, vysokou naléhavostí a malou námahou — přesně ty, které se vyplatí dělat první. Nízko naopak spadnou úkoly, které sice někdo chce, ale stojí hodně úsilí za málo užitku.
5. Čísla u jednotlivých úkolů si čas od času projděte a upravte — vzorec je jen tak dobrý, jak dobré jsou vstupní odhady, takže si stojí za to sednout jednou za pár týdnů a přehodnotit je společně s týmem.

Nejlepší nástroje

• Vzorce v Notion databázích — vestavěná funkce, zdarma, funguje v jakékoli existující databázi úkolů.
• Linear nebo Jira — pokud řídíte vývojový tým, mají vlastní systémy prioritizace a odhadů, které mohou nahradit ruční vzorec.
• Jednoduchá tabulka v Google Sheets nebo Excelu — funguje stejně dobře, pokud backlog nevedete přímo v Notionu.
• Skórovací rámce typu RICE nebo ICE — pokud vám tři čísla nestačí, tyto rozšířené metody prioritizace přidávají další proměnné, třeba dosah nebo důvěru v odhad.

Co vám to přinese

• Lepší priority: rozhodování o tom, co dělat první, přestane být subjektivní a bude se opírat o srovnatelná čísla.
• Rychlejší porady: diskuze o pořadí úkolů se zkrátí, protože databáze už je seřazená a debata se vede jen nad hraničními případy.
• Menší frustraci týmu: je jasné a doložitelné, proč se něco dělá dřív než jiná věc, což omezuje dojem, že se priority určují nahodile.
• Přehled o poměru cena/výkon úkolů: vysoký Effort u nízkého Impactu je vidět na první pohled, což pomáhá odmítat nebo odsouvat práci s malým přínosem.

Pro tip

Podobným způsobem si zautomatizujete i další věci v databázi — třeba stav blížícího se termínu pomocí vzorce, který spočítá počet dní zbývajících do deadlinu (dateSubtract(Deadline, now())), nebo automatické označení „po termínu“ u úkolů, které to potřebují.