Automatické opravy jako zkratkovník: dlouhé názvy třemi písmeny

Automatické opravy zná každý jako funkci, která mění „nejvetsi“ na „největší“. Málokdo ale ví, že do stejného slovníku můžete přidávat vlastní páry — a udělat si z nich zkratkovník. Napíšete tři písmena, Word je nahradí celým názvem firmy, jménem s tituly nebo větou, kterou píšete dvacetkrát denně. A protože slovník oprav sdílejí všechny aplikace Office, stejná zkratka funguje ve Wordu, Excelu, PowerPointu i Outlooku.

Jak na to

1. Ve Wordu otevřete Soubor → Možnosti → Kontrola pravopisu a mluvnice → Možnosti automatických oprav.
2. Na kartě Automatické opravy najdete tabulku „Nahrazovat text během psaní“. Do levého pole napište zkratku (např. „vutb“), do pravého plný text („Vysoké učení technické v Brně“) a klikněte na Přidat.
3. Zkratku volte tak, aby to nebylo existující slovo — jinak vám bude expandovat i tam, kde nechcete. Osvědčují se kombinace, které se v běžném textu nevyskytují: „xfa“, „ssro“, „adr1“.
4. Od té chvíle stačí napsat zkratku a mezeru nebo interpunkci — text se nahradí sám. Funguje to napříč Wordem, Excelem, PowerPointem i Outlookem na stejném počítači.
5. Když náhradu výjimečně nechcete, stiskněte hned po expanzi Ctrl + Z — vrátí se původní zkratka.
6. Náhrada může nést i formátování: označte ve Wordu hotový naformátovaný text (třeba podpisový blok s tučným jménem), teprve pak otevřete dialog automatických oprav — pravé pole už bude předvyplněné a přibude přepínač Formátovaný text. Zkratka pak vloží text i se vzhledem.
7. Nepotřebný pár kdykoli smažete v témže dialogu: najdete ho v seznamu, označíte a dáte Odstranit.

Vzorová situace

Účetní píše denně dokumenty plné frází jako „daň z přidané hodnoty“, plných názvů klientů typu „Novák a synové, stavební společnost, s. r. o.“ a vlastní adresy kanceláře. Každou z nich naťuká za den mnohokrát, s riziky překlepů v názvech, které v oficiálních dokumentech vadí nejvíc.

Po deseti minutách nastavení píše „dph1“, „nov1“ a „adr1“ — a dokumenty se plní správnými, pokaždé identickými názvy. Překlep v názvu klienta prostě nemůže vzniknout, protože ho nikdy nepíše ručně.

Co vám to přinese

Fráze, kterou píšete desetkrát denně, zabere místo pěti vteřin jednu — to jsou minuty denně čistého psaní. Důležitější je ale konzistence: názvy institucí, jména s tituly a právní formulace jsou pokaždé napsané stejně a bez překlepů, což u smluv a úředních dokumentů šetří reklamace i trapné opravy.

Pro tip

Tenhle trik funguje jen v aplikacích Office. Pokud chcete zkratky expandovat úplně všude v systému, na Macu je vestavěná náhrada textu; ve Windows podobně poslouží PowerToys. Office varianta má ale výhodu, že se páry přenášejí s vaším účtem Microsoft mezi počítači.